12 Gründe, warum deine E-Mails im Spam-Ordner landen – und was du dagegen tun kannst

Landen deine E-Mails regelmäßig im Spam-Ordner deiner Abonnenten? Wir können das ändern.

In diesem Artikel beleuchten wir 12 Gründe, warum deine E-Mails im Spam-Ordner landen anstatt im Posteingang, und welche Maßnahmen du ergreifen kannst, um das künftig zu verhindern.

Das Beste ist: Du kannst die meisten dieser Probleme selbst beheben, da sie in direktem Zusammenhang mit dem Inhalt deiner E-Mails bzw. dem Aufbau und der Pflege deiner Kontaktliste stehen. Nur wenige benötigen zusätzliche Hilfe von deinem Newsletter-Provider.

Jedem der 12 Gründe haben wir leicht umsetzbare Tipps beigefügt. Zusammen mit den Best Practices im E-Mail Marketing hast du damit alles an der Hand, um eine hohe Zustellbarkeit deiner Newsletter aufzubauen und sie deinen Empfängern auf einem goldenen Tablett zu präsentieren!

Du bist erfolgreicher Blogger oder fängst gerade mit dem Bloggen an und überlegst, ob sich ein Newsletter für deine Artikel lohnt? Wir verraten dir, warum es eine gute Idee ist!

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Fehlende Berechtigung der Empfänger
• 2. Unklare Anmelde-Struktur für Abonnenten
• 3. Erschwerte Abmeldung
• 4. Falsche Versandhäufigkeit deiner E-Mails
• 5. Schlecht gepflegte Kontaktlisten
• 6. Zu bildlastig, zu textarm
• 7. Links zu verdächtigen Websites (und mehr)
• 8. Foul Play
• 9. Falsche Newsletter-Software
• 10. Niedrige Engagement Rate
• 11. Nutzung kostenloser E-Mail Anbieter (z.B. Gmail)
• 12. Schlechte Reputation deiner IP-Adresse
• Action Plan

1. Fehlende Berechtigung der Empfänger

There’s nothing wrong in wanting a big email list.

Es ist zunächst nichts falsch daran, eine große Kontaktliste aufzubauen. Unsere Studien zeigen zwar, dass E-Mail Vermarkter mit den größten Listen tendenziell niedrigere durchschnittliche Öffnungsraten für Newsletter aufweisen. Dennoch darf man nicht ignorieren, dass ihr Potenzial immens ist, hohe Umsätze zu erzielen.

Eine große Kontaktliste sollte jedoch nicht dein Ziel an sich sein – und du solltest es nicht um jeden Preis anstreben.

Jüngste Vorschriften wie die DSGVO oder die bevorstehende CCPA haben die Regulierung verschärft, wie E-Mail Vermarkter mit persönlichen Kundendaten umgehen dürfen. Heute reicht es nicht mehr aus, den eigenen Abonnenten zu ermöglichen, sich abzumelden.

Bevor du also mit dem Versand deiner Newsletter-Kampagnen beginnst, solltest du immer sicherstellen, dass du dazu auch berechtigt bist.

Vernachlässigst du dieses Thema, riskierst du nicht nur, dass deine E-Mails als Spam gekennzeichnet werden, sondern auch, dass eine Geldstrafe verhängt wird.

Wenn du also

• deine Newsletter-Kampagnen noch immer an Kontakte versendest aus Outlook, Gmail, LinkedIn oder einem anderen Ort, an dem du mit diesen Personen interagiert hast,
• du ein E-Commerce-Unternehmen bist, das automatisch Personen von der Checkout-Seite (Kasse) zu deiner Kontaktliste hinzufügt,
• du Kontrollkästchen in den Newsletter-Anmeldeformularen verwendest, die vorab automatisch aktiviert sind, und
• du Kontaktlisten auf „seriösen Websites“ kaufst oder herunterlädst,

…solltest du sofort damit aufhören!

Es gibt viele gute und bewährte Methoden zum Aufbau von Kontaktlisten, die du ausprobieren kannst. Die oben genannten zählen nicht dazu.

Wenn du nicht sicher bist, ob du einzelne Personen aus deiner Kontaktliste anschreiben darfst, kannst du eine Kampagne mit dem Ziel durchführen, zweite Bestätigungen zu erhalten: Versende eine E-Mail an deine Kontakte mit der Bitte, in deinem Verteiler angemeldet zu bleiben. Auf diese Weise stellst du sicher, dass nur diejenigen in der Liste bleiben, die sich tatsächlich für dein Angebot interessieren.

Experten-Tipp: Wenn du Unterstützung bei Verwaltung und Einsatz von DSGVO-Einwilligungen brauchst: Hier erfährst du mehr über die DSGVO im Newsletter Marketing.

Mithilfe dieser Funktion kannst du alle Einwilligungen deiner Kontakte auf einfache Weise speichern, verwalten und einsehen.

Die DSGVO-Einwilligungen ähneln benutzerdefinierten Feldern, die du sicher schon kennst, aber es gibt einen wesentlichen Unterschied: Anstatt deine bestehenden Einwilligungen zu bearbeiten, kannst du neuere Versionen erstellen.

Mit dieser Lösung überschreibst du nicht die Einstellungen der Newsletter-Einwilligungen deiner Kontakte und weißt genau, welche Version der Einwilligung du erhalten hast.

Das folgende Beispiel zeigt, was du siehst, wenn ein Kontakt dir seine Erlaubnis erteilt, z.B. beim Einschreiben über eine deiner Landing Pages.

Experten-Tipp: Wenn du verhindern möchtest, dass deine Mails im Spam-Ordner landen, schließe aus der Empfängergruppe die Kontakte aus, die dir nicht die entsprechende Einwilligung erteilt haben. Auf diese Weise vermeidest du Fehler, wenn du E-Mail Kampagnen durchführst, die nicht für deine gesamte Liste bestimmt sind.

Auf diese Weise vermeidest du Fehler, wenn du E-Mail Kampagnen durchführst, die nicht für deine gesamte Liste bestimmt sind.

So kannst du bei GetResponse Empfänger auswählen bzw. ausschließen:

Um deine Empfängergruppe auszuwählen, aktiviere das Kontrollkästchen neben dem Namen der Liste oder der Segmente, die du vom Empfang deiner Nachricht ausschließen oder dafür auswählen möchtest. So erhält ein Abonnent deine E-Mail nur einmal, selbst wenn er in mehr als einer Liste oder einem Segment eingetragen ist.

2. Unklare Anmelde-Struktur für Abonnenten

Transparenz ist das entscheidende Stichwort, wenn es um den Aufbau von Kontaktlisten geht. Wenn Nutzer dein Anmeldeformular ausfüllen, sollten sie genau wissen, welche Art von Kommunikation sie in Zukunft erhalten werden.

Produkt X zu bewerben, dann aber E-Mails über Produkt Z zu versenden, wird sich rächen – es sei denn, du hast deine Leser entsprechend vorbereitet und das z.B. in deinem Webformular erwähnt.

Zu behaupten, du sammelst Kontakte ausschließlich für ein Gewinnspiel, die Daten jedoch für deine Marketingkommunikation zu verwenden, ist ebenfalls ein No-Go.

Stelle von Anfang an klar, worüber du in deinen E-Mails sprechen wirst und halte dich daran! Das wird dir enorm dabei helfen, deine Abmelde- und Beschwerderaten zu minimieren – und deine Chancen steigern, nicht im Spam-Ordner zu landen!

Experten-Tipp: Sorge dafür, dass dein Webformular, die darauffolgende Danke-Seite und deine Begrüßungsmail klar angeben, wofür sich deine Abonnenten anmelden.

Wenn du das früh im Anmeldeprozess tust, verbesserst du deine Chancen, gute Beziehungen zu deinen Kontakten aufzubauen. Zudem reduzierst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mails als Spam gekennzeichnet werden.

Experten-Tipp: Wenn du deine Abmelderate senken möchtest, stelle sicher, dass deine Kontaktlisten einen Namen und eine Beschreibung enthalten.

Das hilft deinen Abonnenten bei der Entscheidung, welche Listen sie abonnieren und von welchen sie sich abmelden möchten.

So sieht es aus, wenn Abonnenten in einem vom GetResponse Marketing-Team gesendeten Newsletter auf den Link „Abmelden“ klicken:

3. Erschwerte Abmeldung

Das ist einer der Hauptgründe, warum Abonnenten Newsletter häufig als Spam markieren: Wenn jemand kein Interesse mehr am Newsletter eines bestimmten Absenders hat, ist das Letzte, was er tun möchte, zusätzliche Zeit für die Suche nach einem Abmeldelink zu verschwenden!

Sobald deine Abonnenten Schwierigkeiten haben, den Link zu finden, oder sich nicht darauf verlassen können, dass ihr Abmeldewunsch erfolgreich verarbeitet wird, markieren sie die Nachricht als Spam oder verschieben sie manuell in ihren Spam-Ordner.

In beiden Fällen hast du als Absender verloren. Folgendes solltest du daher vermeiden:

• Den Abmeldelink weit unter der Fußzeile zu verbergen (z.B. durch Leerzeilen)
• Den Abmeldelink auszublenden (z.B. durch Textänderungen oder schwer lesbare Farben)
• Die Empfänger zu zwingen, Kontakt mit dir aufzunehmen, um den Newsletter zu kündigen
• Die Abmeldung oder das Ändern der Abo-Einstellungen ausschließlich über das Einloggen in eine zusätzliche Website zu ermöglichen
• Sich unangemessen viel Zeit zu nehmen, um die Abmeldeanfragen deiner Abonnenten zu bearbeiten

Durch diese Stolpersteine werden deine Nachrichten schneller als Spam gekennzeichnet und von den Spam-Filtern der E-Mail Anbieter negativ bewertet.

Hier ist ein Beispiel einer Nachricht, die wir erhalten haben und die einen der oben genannten Fehler enthält. In deiner Kommunikation solltest du das unbedingt vermeiden!

(Info: Mehr Spam-E-Mail Beispiele, die unseren Alltag erheitert haben, findest Du in diesem Beitrag!)

Experten-Tipp: Wenn du befürchtest, dass deine Abmelderate zu hoch ist, kannst du deinen Abonnenten anbieten, die Häufigkeit der Nachrichten (d.h. die Anzahl der Newsletter) zu verringern.

Teile dafür deine Kontaktliste in separate Segmente auf. So unterteilst du deine Abonnenten in Gruppen, die deine Newsletter z.B. alle paar Tage erhalten möchten oder eine wöchentliche Zusammenfassung bevorzugen.

Alternativ kannst du eine kurze Beschreibung hinzufügen, die erläutert, warum der Abonnent deine E-Mails erhält und wann oder wie er sich für deine Newsletter angemeldet hat.

Experten-Tipp: Es kann passieren, dass die Anzahl deiner Spam-Beschwerden hoch bleibt, obwohl du die obigen Tipps befolgt hast. In diesem Fall kannst du einen zusätzlichen Link zum Abmelden direkt nach deinem Preheader-Text platzieren.

Das mag radikal erscheinen – aber es ist besser, wenn mehr Personen sich von deiner Liste abmelden, als dass sie deine Newsletter als Spam markieren.

Anmerkung: Unsere Beobachtungen legen nahe, dass die Häufigkeit der Spam-Meldungen mit unterschiedlichen Kulturen zusammenhängen können. Menschen in Russland z.B. klicken häufiger auf den “als Spam melden”-Button. Russland weist damit tendenziell die höchsten durchschnittlichen Beschwerderaten auf, wie du in unserem Bericht über E-Mail Marketing-Benchmarks nachlesen kannst.

Wenn du also bei deinen Abonnenten ähnliche Tendenzen feststellst, kann ein Abmeldelink im Preheader ggf. Abhilfe schaffen.

4. Falsche Versandhäufigkeit deiner E-Mails

Wenn du deine Newsletter zu häufig versendest, werden die Abonnenten müde – und schließlich deine E-Mails ignorieren. Damit verschieben E-Mail Anbieter wie Gmail deine Newsletter automatisch in den Spam-Ordner.

Wenn du deine Newsletter hingegen nur alle paar Monate versendest, besteht auf der einen Seite die Gefahr, dass sich deine Abonnenten nicht an dich erinnern – und deine E-Mails absichtlich ignorieren (oder gar als Spam markieren). Auf der anderen kann es dazu führen, dass sie versehentlich eine oder zwei Nachrichten verpassen und damit mehrere Monate lang die Chance verlieren, deine Inhalte zu sehen.

Doch Vorsicht: Dies lässt sich nicht auf die Schnelle ändern. Wenn du eine große Kontaktliste hast, die du nur alle paar Monate kontaktierst, werden die E-Mail Anbieter durch eine plötzliche Nachrichtenflut möglicherweise alarmiert. Solche Aktivitätsspitzen können zu temporären Blockierungen, höheren Bounces und mehr E-Mails führen, die in den Spam-Ordner verschoben werden.

Somit sind beide Varianten nicht optimal für die Zustellbarkeitsrate deiner E-Mails – geschweige denn für deinen ROI.

Experten-Tipp: Wähle eine Versandhäufigkeit für deine Nachrichten unter Berücksichtigung der wichtigsten Statistiken deines E-Mail Marketings, nämlich Gesamtzahl der Conversions, Abmelderaten und Bounces.

Hast du den idealen Zeitplan für deine E-Mails gefunden, solltest du ihn deinem Publikum mitteilen, z.B. auf deinem Abo-Formular oder in der Begrüßungsmail.

Experten-Tipp: Wenn du die Versandhäufigkeit deiner E-Mails erhöhen möchtest, ohne die Spam-Filter zu alarmieren, wende dich zunächst nur an die loyalsten und aktivsten Abonnenten. Listen oder Segmente aus der Empfängergruppe, die weniger wahrscheinlich auf deine Newsletter reagieren, solltest du hier nicht einbinden.

Erst, wenn die zusätzlichen Newsletter erfolgreich bei den treuen Abonnenten mit Commitment ankommen, kannst du langsam auch diejenigen einbeziehen, die deine Newsletter weniger eifrig lesen.

5. Schlecht gepflegte Kontaktlisten

„Hygiene deiner Kontaktliste“ mag sich lustig anhören. Dieser Prozess kann sich jedoch massiv auf die Zustellbarkeit deiner E-Mails auswirken.

Beim Hygienemanagement deiner Kontaktlisten geht es darum,

• Abonnenten mit Bindung und Commitment zu identifizieren,
• nicht mehr reagierende Abonnenten erneut zu reaktivieren und
• Abonnenten zu entfernen, die keine Bindung und keinen wirtschaftlichen Wert haben.

Doch wer genau gehört zur letzten Gruppe ohne wirtschaftlichen Wert? Das sind Personen, die

• sich nicht mehr mit deinen Nachrichten befassen,
• den Abmeldelink klicken,
• deine E-Mails als Spam markieren,
• eine falsche Mailadresse angegeben haben,
• ihre Postfächer abgemeldet haben oder nicht mehr nutzen.

Um deine Kontaktliste sauber und hygienisch zu halten, solltest du ein bestätigtes Opt-In verwenden (sog. Double-Opt-In) und regelmäßig Kampagnen durchführen, über die du eine zweite Bestätigung einholst.

Der Versand einer „letzter Ausweg“-Kampagne funktioniert möglicherweise noch besser, wenn du sie mit einer Facebook- oder Google Ads-Kampagne kombinierst. Auf diese Weise stellst du sicher, dass deine Kontaktliste frei von falsch geschriebenen, inaktiven oder Spam Trap-Mailadressen ist.

Wenn du GetResponse verwendest, ist dieser Vorgang einfach. Du kannst Facebook-Anzeigen direkt in deinem Konto schalten. Wähle einfach die Liste oder das Segment aus, das du mit deiner Facebook-Anzeige erreichen möchtest, passe die Anzeige an und los geht’s.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, lies unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Facebook-Anzeigen bei GetResponse.

Experten-Tipp: Wenn du deine Kontaktliste seit geraumer Zeit nicht bereinigt oder zuvor keine Bounces und Abmeldungen mehr bearbeitet hast, solltest du jetzt damit beginnen!

Der beste Weg dafür? Führe eine automatische Reaktivierungskampagne durch, bei der bestimmte E-Mails an die Adressen gesendet werden, die vom System als inaktiv erkannt wurden.

Bei GetResponse gibt es bereits einsatzbereite Vorlagen in der Marketing Automation, mit denen du eine solche Kampagne durchführen kannst:

So sieht eine fertige Vorlage aus:

Wenn das nicht funktioniert, musst du entscheiden, ob du solche Abonnenten vollständig aus deiner Liste entfernen oder lieber versuchen möchtest, sie mithilfe eines anderen Marketingkanals neu zu aktivieren.

Vergiss nicht, dass es keine feste Regel gibt, wann ein Kontakt als inaktiv definiert wird. Das hängt weitestgehend von deinem Verkaufszyklus ab. Im E-Commerce beispielsweise bleiben einige Empfänger den größten Teil des Jahres inaktiv – suchen jedoch während bestimmter Feiertage, wie Weihnachten, dem Weltfrauentag oder zum Pride Month, in ihren E-Mails nach Gutscheinen und Informationen zu Werbeaktionen.

6. Zu bildlastig, zu textarm

E-Mail Marketing unterscheidet sich nur geringfügig von anderen Marketingkanälen. Dennoch machen viele E-Mail Vermarkter einen altbekannten Fehler: Sie überfüllen ihre E-Mails mit Bildern, damit sie schön aussehen – und vergessen darüber, effektive Verkaufstexte zu erstellen.

Bilder spielen eine große Rolle, ja. Dennoch sollten sie deine Newsletter nicht dominieren!

Hier ist ein Beispiel von einer renommierten Marke. Wie man sieht, enthält die Nachricht zwar einen Text, aber in dem Fall nur als Teil eines Bildes.

Die Strategie dahinter mag folgende gewesen sein: „Menschen mögen doch Bilder und können die Texte auch lesen, wenn sie Teil eines Bildes sind.“ Dies birgt jedoch zwei Probleme.

Erstes Problem: Verbraucher, die Screenreader verwenden, bekommen möglicherweise Schwierigkeiten beim Lesen deiner Inhalte, es sei denn, du verwendest ALT-Texte für deine Bilder. Tust du dies nicht, sehen deine E-Mails wie die folgende aus:

Zweites Problem: E-Mail Anbieter wie Gmail oder Outlook sehen das alles etwas anders. Sie möchten vor allem möglichst viele Nachrichten verarbeiten. Doch große Bilddateien erzeugen große E-Mails. Indem du also deine Newsletter bildlastig gestaltest, verbrauchst du zu viele Kapazitäten.

Aus diesem Grund können E-Mail Anbieter deine Newsletter möglicherweise ungünstiger filtern und sie in den Spam-Ordner legen oder sogar bouncen.

Das heißt aber nicht, dass alle E-Mails mit großen Bilddateien zu Spam-Mails werden. E-Mail Vermarkter mit hoher Zustellbarkeit und hoher Abonnenten-Bindung kommen häufig mit größeren Newslettern davon. Falls du einer von ihnen bist: Herzlichen Glückwunsch! Da du allerdings diesen Artikel liest, gehen wir eher nicht davon aus – und geben dir lieber noch folgende Tipps.

Neben der Nachrichtgröße prüfen die E-Mail Anbieter auch die enthaltene Textmenge und das Text-Bild-Verhältnis, um die Qualität deiner Nachrichten zu bewerten. Das liegt daran, dass viele Spammer versuchen, die textbasierten Inhaltsfilter zu umgehen. Also gilt: Je mehr Text, desto besser, je höher das Text-Bild-Verhältnis, desto besser!

Darüber hinaus vergleichen E-Mail Anbieter auch die HTML- und Textversionen deiner Nachrichten. Stimmen diese nicht überein, sieht die Nachricht zumindest verdächtig aus.

Das bedeutet nicht, dass deine E-Mails ausschließlich aus Text bestehen müssen. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass unsere Studien gezeigt haben, dass E-Mails mit mindestens einem Bild tendenziell eine höhere Öffnungsrate aufweisen als Nur-Text-Mails.

Also was tun, wenn Bilder Teil deiner Nachricht sein müssen? Überprüfe zunächst, ob deine Newsletter-Software die Größe der Bilder, die du in deine Nachricht einfügst, automatisch reduziert.

Wenn du z.B. bei GetResponse eigene Bilder in deine Newsletter einfügst, werden diese zugeschnitten und komprimiert, bevor sie an deine Kontakte gesendet werden (Ausnahme sind GIF-Dateien, die unverändert bleiben).

Wenn du eigene Dateien in deiner Bildbearbeitungssoftware speicherst, stelle alternativ sicher, dass du die Option “für Web speichern” verwendest.

Wenn du ein begrenztes Budget hast oder deinen Designer nicht nerven möchtest, verwende die Online-Software Squoosh. Das geht ganz schnell und kann dir dabei helfen, deine Bilder zu optimieren – sowohl für die Verwendung in E-Mail Kampagnen als auch auf deiner Website im Allgemeinen.

Experten-Tipp: Eine Möglichkeit, das Text-Bild-Verhältnis zu erhöhen, besteht darin, in der Fußzeile mehr Text zu verwenden. Darin kannst du erklären,

• warum deine Abonnenten die E-Mail erhalten,
• von wem sie gesendet wurde,
• wie die Abo-Einstellungen verwaltet werden,
• der Newsletter abbestellt wird.

Hinzu kommen Elemente, die das CAN-Spam-Gesetz und andere Vorschriften fordern, z.B. Impressum mit Namen und postalischer Adresse des Unternehmens.

Eine weitere Möglichkeit, das Text-Bild-Verhältnis zu erhöhen, besteht darin, mehr Text in die Einleitung der E-Mail und in die Produktbeschreibungen einzufügen (in Textform, nicht als Bild!). Das Gleiche gilt für die Erstellung von CTA-Buttons, die so programmiert und gestaltet werden können, dass sie sich nicht wesentlich von dem unterscheiden, was dein Designer erstellen würde.

7. Links zu verdächtigen Websites (und mehr)

Viele E-Mail Versender wissen bis heute nicht, dass E-Mail Anbieter auch die Links prüfen, wenn sie die Inhalte von E-Mails analysieren.

Möchtest du nun die Zustellbarkeit deiner E-Mails verbessern, da sie oft im Spam-Ordner landen, solltest du Folgendes vermeiden:

• Links auf Websites mit schlechter Reputation
• Links mit zu vielen Umleitungen
• verdächtig gekürzte Links
• Schlechtes Text-Link-Verhältnis
• Links auf zu viele verschiedene Domains

Denk daran, dass Links möglicherweise in den von dir verwendeten Bildern versteckt sind. Werden die Bilder auf einer Website mit einer schlechten Reputation gehostet, wirst du möglicherweise von Spam-Filtern entsprechend klassifiziert.

Grundsätzlich gilt: Prüfe, auf welche Websites du verlinkst und wie viele Links dein Newsletter generell enthält! Je höher das Text-Link-Verhältnis, desto besser.

Was die Anzahl der Domains angeht, auf die du verlinkst, solltest du auf das sogenannte Domain Alignment achten: Idealerweise stimmen alle Domains, die in deiner Absenderadresse, in deiner Mailing-Domain und im Inhalt deiner E-Mail verwendet werden, überein.

Experten-Tipp: Bevor du auf “Senden” klickst, analysiere deine E-Mails mit einem Spam-Checker, z.B. dem bei GetResponse integrierten Tool von Spam Assassin.

Wenn du beim Einsatz dieses Tools feststellst, dass dein Score zu hoch ist (die meisten Filter sind auf maximal 5.0 eingestellt), musst du das verantwortliche Element identifizieren. Bist du dir nicht sicher, welches den hohen Score verursacht, kürze die Inhalte deiner Nachricht jeweils um ein Element oder einen Abschnitt und überprüfe, ob sich das Ergebnis ändert. Vergiss nicht, dass es ein einzelner Link oder ein Textstück sein kann, also achte auf alle Teile.

Bei GetResponse kannst du den Spam-Score mit folgender Aktion weiter reduzieren: Füge eine reine Text-Version deiner Inhalte in deine Nachricht ein. Warum? Weil das eines der Elemente ist, mit denen E-Mail Anbieter die Authentizität deiner E-Mail Kampagnen bewerten. Außerdem kann es für diejenigen nützlich sein, die Newsletter in einer Nicht-HTML-Version lesen möchten.

Und „ganz nebenbei“ sollte dieser Schritt deinen Spam-Score ungefähr um 1,1 Punkte reduzieren.

8. Foul Play

Einige Vermarkter tun alles, um ihre Öffnungsraten zu erhöhen. Selbst, wenn ihre Taktik bedeutet, dass die Abonnenten die Verlierer sind – und die Marketer nicht ehrlich. Gemeint sind hier Phrasen wie “Re:” oder “Fwd:” in den Betreffzeilen der E-Mails sowie Personalisierung oder „besonders freundliche“ Absender-Namen.

Das Hinzufügen dieser Elemente soll die Abonnenten dazu verleiten, zu glauben, dass die Marketingmail lediglich eine normale Nachricht ist, die von einem Freund oder Kollegen weitergeleitet wurde. So funktionieren jedoch weder Newsletter noch andere Marketingmittel.

💡 Unser Tipp: In unserem Leitfaden erfährst du, wie du gute Newsletter-Betreffzeilen schreibst, die zu höheren Öffnungsraten führen!

Gefährliche„Spam-Begriffe“?

Gemeint sind damit Begriffe wie “Jetzt kaufen!” oder “gratis”. Dennoch: Die meisten Listen mit „Begriffen, die vermieden werden sollten“ sind mittlerweile unnötig geworden. Spam-Filter haben sich enorm weiterentwickelt und suchen nicht mehr nur die direkte Verwendung gebräuchlicher Begriffe wie die oben genannten. Aufgrund eines “billig” im Betreff werden deine E-Mails also nicht in den Spam-Ordner verschoben.

Anmerkung: Bei der Verwendung von Arzneimittelnamen und ähnlichen Produkten ist das allerdings anders.

Dennoch gibt es Taktiken, die du vermeiden solltest. Hier sind einige, die von unserem Deliverability Manager, Martin Schwill, für Econtent zusammengetragen wurden:

Was wird heutzutage als Spam angesehen? Grundsätzlich gelten weiterhin die Grundlagen:

• die Verwendung einer Kontaktliste in schlechter Qualität, die nicht bereinigt wurde,
• Abonnenten, die nicht eindeutig dem Empfang von Newslettern zugestimmt haben,
• Nachrichten in schlechter Qualität,
• ungenaues Targeting,
• fehlende solide Authentifizierungstechnologie etc.

Neben diesen noch immer wichtigen Auslösern für die Filterung werten Spam-Filter Folgendes aus:

• Ähnlichkeit zu aktuellen oder bekannten Phishing-Attacken
• Hashbuster: Zusätzliche (für Empfänger unsichtbare) Textblöcke in E-Mails zur Filtertäuschung
• Versteckte Texte in HTML-Kommentaren mithilfe von Schriftarten, Farben oder Hintergründen, um deren Sichtbarkeit zu verringern
• Falscher oder verdächtiger Code
• Bild-Text-Verhältnis

Experten-Tipp: Nachdem die Spam-Filter umfangreicher geworden sind, sollte dein Hauptaugenmerk auf die Steigerung der Bindung deiner Abonnenten liegen. Eine der besten Möglichkeiten hierfür ist die Verwendung der E-Mail Automation. Automatisierte E-Mails werden als Antwort auf die Aktionen und Vorlieben deiner Empfänger gesendet, weshalb sie überdurchschnittlich hohe Öffnungs- und Klickraten generieren.

9. Falsche Newsletter-Software

Uns ist klar, dass sich das anhört, als würden wir ins eigene Horn blasen. Es ist jedoch unmöglich, diesen kritischen Faktor nicht zu erwähnen: Die Software für dein E-Mail Marketing.

Es ist nicht nur die Technologie, die es dir ermöglicht, E-Mails innerhalb von Minuten an Tausende oder sogar Hunderttausende von Empfängern zu senden. Dein Newsletter-Provider spielt auch eine wichtige Rolle bei der Zustellung deiner E-Mails an die Posteingänge deiner Abonnenten.

Nehmen wir uns als Beispiel: Bei GetResponse verwalten wir die Reputation deiner IPs, bearbeiten Bounces, verarbeiten die Abmeldungen und Spambeschwerden und richten Feedback-Schleifen ein.

Dadurch wissen wir, wann eine Mailadresse nicht mehr aktiv ist, falsch geschrieben wurde oder wann der Empfänger sich abmelden möchte. Sobald wir solche Adressen sehen, entfernen wir sie aus deiner Kontaktliste. So wird deine Zustellbarkeit nicht beeinträchtigt und du musst für Abonnenten, die für dein Unternehmen keinen Wert haben, keine zusätzlichen Gebühren zahlen.

Wir arbeiten auch mit verschiedenen E-Mail Anbietern und Anti-Spam-Organisationen zusammen, um voneinander zu lernen, wie wir unsere Systeme besser schützen und Spammer und Phisher bekämpfen können.

Infolgedessen liegt die Zustellbarkeit unserer E-Mails laut Return Path bei 99%.

Auch die Authentifizierung deiner E-Mails lohnt sich. Durch das Einrichten der SPF- und DKIM-Einträge wirst du für den E-Mail Anbieter identifizierbar und er stellt sicher, dass sich nicht jemand anderes als du ausgibt. Das wird dir zudem dabei helfen, ein besseres Verständnis von deiner Reputation zu bekommen und sie direkt zu steigern – all deine guten Taten werden an deiner Marke “haften”!

Wenn du GetResponse-Kunde bist und mehr darüber erfahren möchtest, wie du deine Domain mithilfe von DKIM authentifizieren kannst, schau in unser Hilfecenter.

Experten-Tipp: Beim Erstellen und Programmieren eigener E-Mails ist einer der häufigsten Gründe, warum sie im Spam-Ordner landen, ein unsauberer HTML-Code. Das kannst du vermeiden!

Entweder du stellst einen Entwickler für das Design deiner Newsletter ein – wobei du hierbei bedenken musst, dass das Programmieren von E-Mails sich stark vom Programmieren von Websites unterscheidet.

Oder du verwendest einen Newsletter-Editor. Dieser hilft dir dabei, deine Newsletter ohne Designer frei zu gestalten und zu bearbeiten. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass deine E-Mails speziell für die beliebtesten E-Mail Clients entwickelt wurden.

10. Niedrige Engagement Rate

Spam-Filter untersuchen unter anderem, inwieweit Abonnenten auf deine Mail-Kommunikation eingehen: Je mehr Empfänger auf deine Inhalte reagieren, desto besser sind deine Chancen, direkt im Posteingang zu landen.

In diesem Fall musst du nicht so vorsichtig sein wie diejenigen, die gerade mit dem Versand von E-Mail Kampagnen beginnen oder deren E-Mails im Spam-Ordner landen.

Mit einer hohen Engagement Rate kannst du große Bilder in deine Newsletter einfügen, größere Mengen an E-Mails auf einmal versenden oder sogar die Versandhäufigkeit erhöhen – und trotzdem den Posteingang ohne Umwege erreichen.

Entsprechend passiert im gegenteiligen Fall Folgendes: Je niedriger die Engagement Rate ist, desto sorgfältiger musst du bei der Durchführung deiner E-Mail Kampagnen sein. Hier darfst du zusätzlichen Aufwand nicht scheuen, um deine E-Mails erfolgreich zuzustellen.

Wenn die durchschnittlichen Statistiken deines E-Mail Marketings unter den Benchmarks der E-Mail Branche liegen, solltest du einige Maßnahmen ergreifen.

Konzentriere dich zunächst auf die Verbesserung der Hygiene deiner Kontaktlisten. Wie bereits in Punkt 5 besprochen, ist es wichtig, dass deine Liste frei von schlechten oder inaktiven Mailadressen ist. Führe aus diesem Grund regelmäßig Reaktivierungskampagnen durch, um inaktive Abonnenten zu reaktivieren und von deinen loyalsten Lesern zu trennen.

Als Zweites solltest du deine Lead-Pflege in Angriff nehmen. Wirf deine neuen Abonnenten nicht in den gleichen Kommunikationsfluss wie alle anderen: Lass ihnen besondere Aufmerksamkeit zuteilwerden – mit einer sogenannten Tropfkampagne! Damit kannst du neue, bislang unbekannte Kontakte in aktive Abonnenten umwandeln, und zwar durch eine Abfolge von mehreren Nachrichten.

Ein großer Teil deiner Kampagnen zur Lead-Pflege sind Begrüßungsmails. Diese sorgen nicht nur für einen guten ersten Eindruck: Mit einer durchschnittlichen Öffnungsrate von 80% und eine Klickrate von 25% fördern sie zudem Bindung und Zustellbarkeit. So gewöhnst du deine Kunden an deine E-Mails in ihrem Posteingang – und daran, sie zu lesen. Nutze eine der ersten Begrüßungsmails auch dazu, deine Empfänger zu bitten, dich zu ihrer Liste der sicheren Absender hinzuzufügen.

Begrüßungsmails einzurichten ist ganz einfach. Du musst lediglich einen Autoresponder oder eine entsprechende Nachricht als Marketing Automation-Workflow vorbereiten. Diese wird dann sofort abgeschickt, sobald sich ein neuer Abonnent in deine Kontaktliste eingeschrieben hat.

So sehen die Autoresponder bei GetResponse aus:

Stelle außerdem sicher, dass du deine Abonnenten für alle wichtigen Kampagnen vorsegmentierst. Wähle die Kundensegmente aus, die am ehesten an deinem Angebot interessiert sind, anstatt E-Mails an alle zu senden, die auf deiner Liste stehen.

Auf diese Weise kannst du diejenigen ausschließen, die bereits zu viele E-Mails erhalten haben oder Kontakte, für die deine Inhalte irrelevant sind.

Experten-Tipp: Das Steigern der Kundenbindung in deiner Kontaktliste nimmt viel Zeit in Anspruch. Wenn du Zustellbarkeitsprobleme hast, versende deine Werbekampagnen unbedingt ausschließlich an deine loyalsten und aktivsten Abonnenten.

11. Nutzung kostenloser E-Mail Anbieter (z.B. Gmail)

Viele, die ihr Abenteuer mit dem E-Mail Marketing gerade erst beginnen, verwenden Freemail-Anbieter wie Gmail oder Outlook, um ihre Newsletter zu versenden.

Bis zu einem gewissen Punkt funktioniert das auch einwandfrei und unproblematisch. Wenn die Kontaktliste jedoch wächst, sind gerade die Freemail-Domains in der Absenderadresse oft der Grund, warum E-Mails im Spam-Ordner landen.

Das liegt daran, dass Domains von E-Mail Anbietern bevorzugt werden, die auf einen Absender registriert wurden, den sie zurückverfolgen können. Das ist bei Freemailern wie Outlook oder Gmail natürlich nicht möglich – könnte jedoch erklären, warum Freemail-Domains häufig von Spammern missbraucht werden …

Die gute Nachricht ist, dass es eine einfache Lösung dafür gibt!

Du musst lediglich eine eigene Domain für dein Unternehmen einrichten oder eine Subdomain unter deiner vorhandenen Hauptdomain erstellen und diese für deine E-Mail Kampagnen verwenden.

Selbst wenn du die Domain nur in der Absenderadresse und nicht als Versanddomain verwendest, wird es helfen, deine Nachricht besser zu übermitteln.

Das heißt jedoch nicht, dass du durch die neue Absenderadresse sofort Verbesserungen spüren wirst. Diese Adresse muss sich erst langsam eine entsprechende Reputation aufbauen. Es ist daher ratsam, das Sendevolumen schrittweise zu erhöhen, anstatt sofort eine groß angelegte Mail-Aktion zu starten.

Experten-Tipp: Wie schon erwähnt, kannst du mit Tools wie Spam Assassin häufig auftretende Fehler wie den Einsatz von Freemailer-Domains in deiner Absenderadresse identifizieren – nutze diese Hilfe! Wenn du deine Newsletter regelmäßig durch einen Spam-Checker prüfst, steigen deine Chancen um ein Vielfaches, im Posteingang zu landen.

12. Schlechte Reputation deiner IP-Adresse

Wenn du alle oben genannten Punkte behoben hast und deine E-Mails noch immer im Spam-Ordner landen, liegt das wahrscheinlich an deiner IP-Adresse für den Newsletter-Versand.

Die IP-Adresse, die du erworben hast bzw. dein Provider dir zugewiesen hat und über die du deine E-Mail Kampagnen versendest, baut sich eine eigene Reputation auf. Und diese hält sich über Monate hinweg. Das bedeutet, die Reputation einer anderen Person beeinflusst möglicherweise noch deine Zustellbarkeit.

Das ist normalerweise kein Problem, da die meisten Newsletter-Provider eine Reihe von gemeinsamen („shared“) IP-Adressen verwenden, um deine Kampagnen zu verarbeiten. Mit anderen Worten wird die Reputation von mehreren Versendern gleichzeitig aufgebaut. Außerdem wird der Mail-Verkehr über verschiedene Kanäle geleitet, um sicherzustellen, dass die Zustellbarkeit erhalten bleibt.

Wenn du jedoch Zustellbarkeitsprobleme hast und eine eigene IP zum Newsletter-Versand verwendest, solltest du das genauer untersuchen.

Anmerkung: Es ist auch möglich, dass die Reputation deiner IP-Adresse von einer anderen Person beeinträchtigt wird, die ihre Kampagnen von einer Adresse derselben Klasse aus versendet. Das ist ein seltener Fall, aber wenn nichts anderes funktioniert, solltest du die Reputation von Adressen in deiner IP-Klasse überprüfen.

Experten-Tipp: Um zu überprüfen, ob deine IP in einer der bekanntesten Blacklists aufgeführt ist, kannst du Tools wie MXToolBox verwenden.

Bedenke, dass nicht alle Blacklists die Zustellbarkeit deiner E-Mails beeinflussen. Einige der Listen wurden nur aus kommerziellen Gründen erstellt, werden aber von E-Mail Anbietern beim Filtern deiner E-Mails nicht verwendet. Und auch wenn deine IP-Adresse oder Domain auf einer der Listen aufgeführt ist, bedeutet das nicht unbedingt, dass deine E-Mails in den Spam-Ordner verschoben werden.

Warum sich E-Mail Marketing überhaupt lohnt? Das verraten wir dir hier! Und wenn du nicht willst, dass deine E-Mails im Spam-Ordner landen, dann schau dir diese wirklich guten Newsletter-Beispiele an!

Action Plan

Nachdem du diese 12 Gründe kennst, die deine Nachrichten regelmäßig in den Spam-Ordner verschieben, ist es an der Zeit, die Zustellbarkeit deiner E-Mails zu verbessern! Folge den wichtigsten E-Mail Marketing Trends und Best Practices, um effektive Newsletter zu gestalten, die deine Empfänger auch wirklich lesen wollen.

Wenn du dir bei einem der oben genannten Punkte nicht sicher bist, wende dich einfach an uns. Wir werden alles tun, um dir zu helfen!

Und wenn du bereit bist, deine Kampagnen einem Newsletter-Provider mit einer gewährleisteten Zustellbarkeitsrate von 99% anzuvertrauen, ist GetResponse die richtige Lösung für dich :)!