Come costruire una mailing list da zero e gestirla al meglio

Creare una mailing list è fondamentale per una strategia di email marketing efficace. Promuovere e far crescere la propria attività è più facile quando hai una lista di contatti attivi e qualificati. In questo contesto, la qualità conta più della quantità. Un elenco di contatti inattivi e di bassa qualità si traduce inevitabilmente in alti tassi di rimbalzo e ritorni scarsi sull’investimento nell’email marketing.

Perché è importante creare una mailing list solida

Hai un ampio pubblico di follower sui social, ma ti accorgi che i tuoi contenuti non raggiungono sempre chi vorresti? Oppure usi Substack per condividere newsletter, ma senti che ti servono strumenti più evoluti per crescere davvero? In entrambi i casi, è arrivato il momento di costruire una mailing list professionale, che ti permetta di avere un presidio pieno sul tuo pubblico, senza dover sottostare a regole e algoritmi imposti da piattaforme esterne.

Se è vero che l’email marketing è tra i canali più performanti a disposizione per chi crea contenuti o promuove prodotti e servizi, è altrettanto vero che il suo successo dipende da come viene costruita e gestita la lista contatti. Prendiamo ad esempio Substack, tra i programmi per newsletter migliori per iniziare: semplice da usare, ideale per chi vuole pubblicare contenuti long-form e costruire una community fedele nel tempo.

In questo articolo vedremo come creare una mailing list efficace nella pratica. Analizzeremo gli strumenti giusti da utilizzare, gli step operativi più importanti e le strategie migliori per acquisire nuovi contatti e mantenerli attivi nel tempo. Iniziamo!

Che cos’è una mailing list

Per mailing list (letteralmente “lista di email”) si intende un insieme di indirizzi email, spesso associati ad altri dati di contatto, utilizzato per l’invio di comunicazioni a scopo commerciale o informativo tramite posta elettronica.

Queste liste sono basate sul consenso e comprendono di solito indirizzi email identificati da nome e cognome dei destinatari, insieme ad altri dati rilevanti come età, genere, numero di telefono e posizione lavorativa.

La mailing list equivale, di fatto, a un database di contatti: per chi fa marketing, rappresenta uno degli asset più preziosi. È lo spazio in cui vengono conservati i contatti e costituisce un archivio fondamentale per tenere traccia delle comunicazioni. I risultati delle campagne di email marketing dipendono in larga parte dalla qualità e solidità delle liste email.

Come creare una mailing list nella pratica

Creare una mailing list significa mettere in atto una strategia efficace per gestire e controllare l’iscrizione degli utenti. Questo processo comprende varie fasi, dalla lead generation alla segmentazione, includendo la conferma del consenso tramite double opt-in e la pulizia regolare di indirizzi non validi, duplicati o inattivi.

Grazie a una strategia ben strutturata, è possibile inviare email più mirate e pertinenti, elemento essenziale per campagne coinvolgenti e capaci di generare risultati concreti. Vediamo ora nel dettaglio i passaggi fondamentali.

1. Creazione elenco contatti e denominazione

Creare elenchi distinti di contatti è fondamentale se vuoi comunicare in modo personalizzato e davvero efficace con il tuo pubblico.

📌 Per un content creator, ad esempio, questo significa inviare contenuti rilevanti, su misura per gli interessi e le esigenze dei propri iscritti, aumentando così la probabilità che le newsletter vengano aperte, lette e raggiungano il risultato desiderato, che si tratti promuovere un evento, far crescere l’engagement o perfino vendere un prodotto.

Ma cosa significa, concretamente, segmentare i contatti? Vuol dire raggruppare le persone in base a criteri precisi. Potresti, ad esempio, dividere gli iscritti in base a:

• gli argomenti che seguono con più attenzione;
• tipo di contenuto che preferiscono ricevere – video, articoli, podcast o consigli pratici;
• lo stato della relazione – chi ti ha appena scoperto potrebbe aver bisogno di una presentazione più approfondita, mentre i tuoi fan abituali sono pronti a ricevere contenuti esclusivi o offerte dedicate;
• anche la localizzazione può fare la differenza, soprattutto se partecipi a eventi o lanci attività legate a un’area geografica specifica.

Per costruire liste di contatti davvero funzionali, devi prima chiarire alcuni aspetti. Innanzitutto, devi sapere qual è l’obiettivo della comunicazione: vuoi promuovere un corso via email? Lanciare un prodotto? Chiedere feedback su un contenuto? A quel punto puoi pensare al tipo di messaggi che ti aiutano a raggiungere questo obiettivo, come aggiornamenti dietro le quinte, sondaggi rapidi o link a risorse gratuite.

È altrettanto importante tenere a mente a chi stai parlando. Il tuo pubblico deve essere sempre al centro: usa un linguaggio chiaro, visual accattivanti e uno stile coerente con il tono che usi nelle tue piattaforme principali. E, naturalmente, non dimenticare l’aspetto legale. Se vuoi evitare problemi, devi rispettare le normative sulla protezione dei dati personali, come il GDPR in Europa o il CCPA negli Stati Uniti.

Una volta definito tutto questo, puoi finalmente dare un nome alla tua lista. Meglio scegliere qualcosa di chiaro, coerente e facile da riconoscere, magari usando un prefisso costante. Su piattaforme come GetResponse, ad esempio, non è possibile avere due liste con lo stesso nome; quindi, potresti usare qualcosa come NomeBrand_clienti_potenziali o NomeBrand_abbonati_newsletter.

Una struttura coerente ti aiuterà a gestire tutto con maggiore ordine, anche quando le liste iniziano a crescere.

2. Solo persone che esprimono reale interesse: il Double opt-in

Avere una lista di qualità, composta da persone realmente interessate ai tuoi contenuti, prodotti o servizi, è fondamentale per ottenere risultati concreti dalle tue campagne di email marketing.

Per questo motivo, è consigliabile inserire un piccolo passaggio aggiuntivo nel processo di iscrizione: chiedere una conferma in più al momento dell’adesione. In altre parole, attivare la modalità double opt-in. Si tratta di una procedura semplice ma molto efficace. Dopo che un utente inserisce il proprio indirizzo email nel form di iscrizione, riceve un messaggio con un link di conferma. Solo cliccando su quel link l’indirizzo verrà effettivamente aggiunto alla tua mailing list.

📌 Questo passaggio extra funziona da filtro naturale contro gli utenti poco convinti, i contatti fasulli o le iscrizioni fatte per errore. Il risultato è una lista più pulita, più coinvolta e più performante.

3. Acquisizione contatti: come arricchire le liste

Come popolare una mailing list con contatti interessati al tuo brand o alla tua offerta? Ecco alcuni passi fondamentali.

• Promuovi la tua newsletter. Social media, blog, podcast, partnership strategiche: utilizza tutti i canali che hai a disposizione per assicurarti che il tuo pubblico sia consapevole dell’opportunità di iscriversi alla tua newsletter di valore.

• Crea un lead magnet. Offri qualcosa agli utenti in cambio delle loro informazioni di contatto. Ebook, checklist, coupon, ecc. sono ottimi esempi di lead magnet.

• Crea una landing page. Una landing page è una pagina web progettata per far compiere una precisa azione ai visitatori. Crea una pagina specifica per invitare gli utenti a iscriversi alla tua newsletter: ti aiuterà ad aumentare le conversioni e a far crescere la tua lista!

• Aggiungi moduli di iscrizione o pop-up. I moduli di iscrizione sono delle parti del sito web che possono essere inseriti in diverse pagine o sezioni. Aggiungere una barra fissa o un modulo pop-up alle pagine di maggior traffico può facilitare l’iscrizione di persone interessate.

📌 Tratta la tua newsletter come un prodotto prezioso. Concentrati sul tuo pubblico di riferimento e condividi contenuti che risolvano le loro sfide quotidiane. Inoltre, sfrutta questo canale di comunicazione per fare domande e creare sondaggi per i tuoi utenti. I feedback sono importanti per mantenere una connessione con i tuoi clienti o potenziali. Come scrivere una Newsletter di valore per il tuo pubblico

Quali programmi e software utilizzare per creare una mailing list

Ti abbiamo accennato alcuni degli step più importanti per creare delle mailing list potenti. Quello che non ti abbiamo ancora detto, però, è con quali strumenti farlo.

Esploriamo anche quali sono le tipologie di strumenti essenziali che possono potenziare la tua strategia di marketing:

Software di Email Marketing e validazione email

Piattaforme come GetResponse, Mailchimp e Constant Contact ti permettono di gestire le tue liste, di creare campagne di email marketing e ti forniscono report sui risultati. Strumenti come ZeroBounce, Bouncer e Kickbox verificano e validano gli indirizzi email prima dell’importazione nella tua piattaforma di email marketing e CRM.

Software per Form e Popup

strumenti come WisePops, OptiMonk e GetResponse Popup Builder ti aiutano a costruire la tua lista con form moderni e ricchi di opzioni di targetizzazione

Gestione della Relazione con i Clienti (CRM)

ZOHO, Zendesk e Salesforce sono popolari software CRM che centralizzano i dati sui contatti e le interazioni.

Creare mailing list con Gmail e Outlook

In alternativa, è possibile utilizzare i normali email service provider, con tutti i limiti del caso rispetto a un programma e professionale. Sia Gmail sia Outlook, ad esempio, ti permettono di organizzare i contatti attraverso etichette o cartelle personalizzate. Puoi sfruttare le etichette per categorizzare i contatti in base a specifici criteri o creare gruppi di contatti per semplificare l’invio di email a specifici sottoinsiemi della tua lista.

Creazione mailing list con software professionale: un esempio pratico

Dalla teoria alla pratica: come creare delle mailing list con GetResponse?

1. Creazione lista

Attiva il tuo account GetResponse gratuito. Dopodiché, la procedura è molto semplice:

• Clicca su Contatti >> Lista >> Crea lista
• Scrivi il nome che hai scelto per la lista nel campo fornito. Ricorda che puoi utilizzare un nome una volta sola nel tuo account.
• Clicca Crea.

Una volta che avrai creato la lista, potrai modificare le impostazioni o iniziare ad aggiungere contatti.

2. Impostazione delle liste

Per accedere o modificare le impostazioni della lista:

• Vai a Contatti >> Liste.
• Nella pagina Contatti, passa il puntatore del mouse sull’icona Azioni per espandere la lista.
• Seleziona Impostazioni per aprire le impostazioni della lista. Ora puoi iniziare a modificare i dettagli della tua lista contatti.

3. Aggiunta contatti

Se vuoi aggiungere contatti, puoi farlo con tre strade differenti: manualmente, tramite importazione o tramite integrazione con Zapier o API.

• Manualmente: può esserti utile quando devi aggiungere pochi contatti sporadicamente o quando qualcuno ti chiede di iscriversi tramite messaggi privati, ad esempio.
• Integrazione con Zapier o API: questo sistema ti permette di aggiungere automaticamente i contatti anche da altre piattaforme, come e-commerce e CRM.
• Importazione: Puoi importare i tuoi contatti direttamente da file per avere tutto in ordine e sotto controllo. Come descritto in questo video.

Consigli per gestire le liste contatti

Il successo delle tue mailing list non dipende solo dal numero di contatti che riesci a ottenere, ma anche da come te ne prendi cura. Cosa significa? Devi considerare che la gestione delle mailing list è parte integrante della strategia e ti permette di controllare e avere il pieno controllo degli iscritti alle tue liste e dei segmenti email.

Questa pratica abbraccia vari processi: dalla manutenzione degli aggiornamenti dei tag e della segmentazione alla rimozione di indirizzi email non validi, duplicati, disiscritti o non attivi.

Una buona gestione di una mailing list ti permette di avere:

• una migliore comprensione del tuo pubblico;
• dati più affidabili per inviare campagne personalizzate;
• una migliore valutazione di qualità e della reputazione della tua newsletter (utile specialmente per superare i filtri anti-spam);
• un tasso di consegna o deliverability delle email più alto;
• una lista sana, ovvero senza indirizzi email falsi o indesiderati;
• costi inferiori poiché la maggior parte dei fornitori di email marketing hanno piano di abbonamento in base alla dimensione della lista

Ma quali sono le migliori pratiche per una gestione delle mailing list ottimale?

1. Configura correttamente i moduli di iscrizione: assicurati che i moduli di iscrizione siano sicuri e funzionino correttamente, aggiungendo nuovi contatti al tuo database email in tempo reale. Richiedi il consenso degli utenti in modo chiaro e trasparente.
2. Utilizza il doppio opt-in: utilizza la doppia conferma dell’iscrizione per assicurarti che solo i contatti realmente interessati al tuo brand entrino nella tua lista. Questo si traduce con la verifica dell’indirizzo email tramite link in una email di conferma.
3. Invia un’email di benvenuto: accogli i nuovi iscritti con un’email di benvenuto coinvolgente. Cosa non deve mancare nella tua email di benvenuto? Conferma l’iscrizione, ringrazia per la fiducia, imposta le aspettative e fornisci i contenuti promessi.
4. Utilizza i tag e la segmentazione: queste pratiche ti consentono di conoscere meglio il tuo pubblico e inviare email personalizzate. In particolare, il tagging consiste nell’assegnare specifici tag in base alle azioni dei destinatari, ad esempio, l’utilizzo di un codice sconto da un’email di benvenuto potrebbe risultare nel tag “offerta-di-benvenuto”. Al contrario, la segmentazione prevede la suddivisione dell’audience in gruppi più piccoli con caratteristiche comuni, come distinguere tra clienti che hanno acconsentito al consenso per il marketing e quelli che non lo hanno fatto.
5. Riattiva i contatti inattivi: identifica e riattiva gli iscritti che non hanno aperto o cliccato le tue email da un certo periodo. Per riattivali e provare a coinvolgerli di nuovo, utilizza campagne singole o sequenze automatizzate.
6. Rimuovi automaticamente i contatti inattivi: Se le campagne di riattivazione non hanno successo, considera la rimozione automatica di contatti inattivi dopo diversi tentativi. Questo ti assicura una lista pulita, migliora il tasso di consegna e non solo. Una lista pulita ti permette di aumentare il CTR e l’apertura delle tue email!
7. Ricorda sempre agli utenti perché si sono iscritti: Nel footer di ogni email, inserisci un promemoria di consenso che ricordi agli iscritti di essersi uniti alla tua lista e che possono disiscriversi in qualsiasi momento.
8. Rimuovi in automatico gli indirizzi email “bounced”: Gestisci automaticamente gli indirizzi email che restituiscono errori di consegna. Ridurre i tassi di rimbalzo è fondamentale, poiché alti tassi possono danneggiare la tua reputazione di mittente.
9. Utilizza un sistema di punteggi per valutare l’engagement dei tuoi iscritti: è possibile assegnare punteggi individuali, ad esempio, 10 punti, a ciascun contatto o iscritto che compie determinate azioni. Allo stesso modo, è possibile togliere punti dai loro punteggi di coinvolgimento quando non compiono determinate azioni. Punteggi più alti corrispondono a iscritti o clienti più attivi e soddisfatti. Integrando il sistema di punteggio con flussi di lavoro automatizzati, potrai assegnare punteggi a determinate attività e comportamenti e premiare i subscriber più preziosi.
10. Invia sequenze email personalizzate in base al punteggio: Crea sequenze di email automatiche che si attivano in base al punteggio di engagement. Il nostro consiglio? Invia messaggi personalizzati e speciali a coloro che dimostrano un interesse maggiore.
11. Fai A/B test: se vuoi capire cosa funziona meglio per il tuo pubblico, testa! Puoi eseguire A/B test su vari elementi delle tue campagne email, come oggetti, contenuti e call-to-action. Questi dati ti aiuteranno a migliorare le future campagne.
12. Cambia il tuo provider di email marketing – se necessario: In caso di problemi persistenti di consegna, considera di cambiare il fornitore di email e assicurati di migrare correttamente template, contatti e automazioni.

Mailing List dalla A alla Z: facciamo il punto!

Vuoi salvare le idee di questa guida per il futuro? Basta scaricare questa infografica per ricordarti i modi più efficaci per costruire una mailing list.

Mailing list per il B2b: alcune best practice

Il marketing via email nel settore B2B richiede approcci mirati per coinvolgere efficacemente i vari attori coinvolti nel ciclo di vendita.

Il primo suggerimento che vogliamo darti è quello di segmentare i tuoi iscritti. Nel B2B, le decisioni d’acquisto possono coinvolgere diverse figure all’interno di un’organizzazione e parlare solo con il “decision-maker” finale potrebbe non essere sufficiente. Cosa puoi fare quindi? Raccogli informazioni dettagliate di ogni iscritto per identificare le esigenze specifiche di ciascun prospect e inviare contenuti personalizzati.

Per evitare il rischio di disinteresse iniziale, puoi adottare il “progressive profiling“. Cosa significa? Inizialmente, richiedi solo informazioni essenziali (nome, cognome, indizzo email, ruolo, ad esempio) e successivamente approfondisci attraverso interazioni successive con l’utente. Puoi creare inviare form, sondaggi ed email per questo scopo.

Con GetResponse puoi utilizzare tag e campi personalizzati per aggiungere dettagli ai tuoi iscritti e inviare comunicazioni mirate.

Inoltre, considera di creare liste multiple in base alle tue esigenze di marketing. Potresti creare, ad esempio, una lista principale di lead, una lista esclusiva per i clienti, e altre liste mirate per rendere le tue comunicazioni ancora più personalizzate.

📌 Un ultimo suggerimento? Secondo il report di GetReponse sull’email marketing in Italia personalizzare l’oggetto e il contenuto dell’email aumenta il tasso di apertura e il CTR.

Per concludere: liste email su misura di marketer e creator

In questa guida abbiamo raccolto consigli e indicazioni pratiche per aiutarti a prenderti cura delle tue liste in modo consapevole ed efficace. Ora tocca a te: è il momento di metterti al lavoro.

Se sei un content creator, costruire una mailing list solida è il passo decisivo per creare una relazione diretta con il tuo pubblico, senza intermediari o algoritmi. E se stai pensando di passare a un nuovo servizio di email marketing, ti invitiamo a provare gratuitamente GetResponse. Con i nostri strumenti, la gestione della tua lista sarà semplice, intuitiva e anche gratificante.