Alles, was du über Transaktionale E-Mails wissen musst

Jeder hat sie schon einmal gesehen: Die Benachrichtigungen zu Online-Einkäufen, Versandbestätigungen oder Passwortänderungen.

Sie gehören zu jedem Shopping-Erlebnis im Internet dazu und bieten ungeahntes Marketingpotential: Transaktions-Emails.

Warum diese Nachrichten so unheimlich wichtig für deine persönliche Marketingstrategie sind, und wie Du sie kinderleicht erstellen kannst, zeige ich Dir in diesem Beitrag.

Die Transaktions E-Mail: Definition

Transaktionale E-Mails sind kurz gesagt E-Mails, die auf Anforderung deines Kunden geschickt werden. Sie sind also reaktiv – anders, als zum Beispiel Newsletter, die Du über Autoresponder an deine Subscriber versendest.

Das ist auch der Grund, warum diese Transaktionalen E-Mails bei Shop-Betreibern von Shopify und Co. so effektiv sein können, wenn Du sie richtig einsetzt – da in den meisten Fällen dein Kunde, deine Benachrichtigung erwartet.

Dadurch ist die Chance, dass diese E-Mails tatsächlich gelesen werden, viel höher, als bei unaufgefordert geschickten Marketing-E-Mails.

Transaktions E-Mails vs. normale E-Mails

Diese besondere Form eines E-Mails hat ein paar wichtige Merkmale, die sie von normalen E-Mails – wie zum Beispiel einem wöchentlich abonnierten Newsletter – unterscheidet:

• Bei diesem E-Mail-Typ wartet der Empfänger auf deine Nachricht, denn Transaktions-Emails sind reaktiv, nicht proaktiv
• Transaktions-E-Mails werden nur einmalig versendet (beispielsweise als Bestellbestätigungen)
• Sie informieren den Kunden in erster Linie über das entsprechende Service-Thema (das heißt, dass bei diesen Nachrichten der Marketing-Anteil unbedingt den zweiten Platz einnehmen muss)

Normale E-Mails werden im Gegenzug zu Transaktions-Emails also nicht vom Empfänger erwartet und drohen eher, im Postfach deines Kunden unterzugehen.

Transaktions-Emails treten daher nicht nur regelmäßig beim E-Commerce-Alltag in deinem Online-Shop auf, sondern haben auch oft unentdecktes Potential.

Arten von Transaktions E-Mails

Zu den verschiedenen Arten von Transaktions-E-mails gehören zum Beispiel:

• Versandbestätigungen
• Bestellbestätigungen
• Double-Opt-In-Aufforderungen
• Passwort-Reset-Anleitungen
• Rückerstattungen
• Zufriedenheitsumfragen nach Bestellungen
• Willkommens-E-mails beim Erstellen eines Accounts

All diese Kategorien haben eins gemeinsam: Sie beziehen sich auf eine Transaktion.

In manchen Ländern gelten E-Mails, die bei abgebrochenen Bestellungen versendet werden, wie beispielsweise “stehen gelassenen Warenkörbe”, auch als Transaktions-Emails.

Hier ist es allerdings wichtig, sich vorab über die verschiedenen Gesetzeslagen zu informieren.

Tipps & Best Practices

Grundsätzlich gibt es bei Transaktions-E-mails einen ganz wichtigen Punkt, den Du bei deiner Integration vom Marketing beachten solltest:

Im Fokus steht die Transaktion und die Information für den Kunden.

Was heißt das genau?

Das bedeutet vor allem, dass du jegliche Zusatzinformationen wie beispielsweise Hinweise zu ähnlichen Produkten, Affiliate-Links, CTAs zu anderen Angeboten immer am Ende deiner E-Mails aufführst.

Nicht nur für deinen Kunden ist diese Unterteilung wichtig – immerhin wartet er auf deine E-Mail, weil er über eine bestimmte Transaktion informiert werden möchte (z.B. nach einem Einkauf in deinem Online-Shop) – sondern auch im Bezug auf die Gesetzeslage.

Es ist nicht legal, bei Transaktions-E-Mails den Kunden mit Werbematerialien zu überschwemmen, bevor er überhaupt auf die Information stößt, die der Kunde eigentlich erwartet.

Hierfür wird nämlich ein Opt-In vom Kunden benötigt – und die hast du meist nur im Falle eines Newsletters, für den sich dein Kunde selbstständig registrieren muss.

Zusätzliche Tipps und Best Practices sind zum Beispiel:

Gestalte deine Transaktions E-Mails im Sinne deines Brandings

Auch, wenn es sich hierbei primär um reine Informationen für deinen Kunden handelt, kannst du diese E-Mails zu etwas besonderem machen.

Dafür brauchst du keine aufwendigen Design-Skills, denn bei Anbietern wie GetResponse gibt es dafür ganz einfache Templates, mit denen du selbst trockene E-Mails wie Versandbestätigungen das gewisse Etwas einhauchen kannst.

Denke kundenorientiert

Das machst du wahrscheinlich ohnehin schon bei allen Bereichen deines Online-Shops – doch gerade bei Transaktions-Emails vergisst man diesen Satz gerne.

Sei freundlich in deiner Anrede, gerade, wenn es sich zum Beispiel um eine Benachrichtigung zu Lieferverzögerungen handelt.

Gestalte die E-Mails so, dass dein Kunde schnell auf die wichtigen Informationen zugreifen kann. Dann ist dein Kunde auch eher gewillt, den Rest deiner E-Mail zu lesen.

Achte auf den Betreff

Schreibe in den Betreff deiner Transaktions-Mails klar und deutlich das Thema der Transaktion hinein – so umgehst Du auch das Risiko, dass die E-Mails übersehen werden (z.B. “Bestellbestätigung zu deiner Bestellung mit Ordernummer”).

Diese Best Practice bezieht sich auch direkt zu dem oben genannten Punkt – gestalte deine E-Mails so kundenorientiert wie möglich.

Frage dich am besten selbst, welche Transaktions-Emails Du am liebsten erhältst oder liest.

Generiere neue Opt-Ins

Benutze diese E-Mails auch für die Generierung von neuen Opt-Ins – mach hierfür einfach auf deinen Newsletter am Ende der Transaktions-Email aufmerksam.

Erkläre dem Empfänger kurz und freundlich, wieso sich eine Anmeldung für ihn lohnt und biete ihm dann mittels ausgewählter Buttons gleich Möglichkeiten an, die Registrierung vorzunehmen.

Frage deinen Empfänger nach einer Bewertung

Kaum eine E-Mail eignet sich so gut für Kundenbewertungen, wie Transaktions-Emails:

Dein Kunde versteht die Aufforderung zur Produktbewertung, weil er gerade bei dir bestellt hat und merkt sich selbst bei der Bestellbestätigung vielleicht schon, dass er bei Erhalt des Produktes noch eine Bewertung schreiben kann.

Teile deinem Kunden mit, dass du dich über eine ehrliche Bewertung freust und dass er sich bei Fragen oder Problemen direkt an dich beziehungsweise deinem Kundenservice wenden kann.

So vermittelst du ihm gleichzeitig, dass Kundenzufriedenheit bei Dir an oberster Stelle steht.

Benutze Transaktions-E-mails für Cross-Selling

Gerade bei Anbietern wie etwa Amazon kennt man diese Art von Cross-Selling schon:

Du hast etwas bestellt und bekommst hierfür eine Bestätigung – die Transaktions-Email.

Anstatt allerdings einfach nur eine reine Bestellbestätigung zu sein, nutzt Amazon diese Chance und zeigt dir am Ende der E-Mail andere Produkte ihres Online-Shops, die dir gefallen könnten.

Diese Methode zeigt Wirkung – Kunden, die von sich aus auf eine E-Mail von Dir warten, sind viel offener für Produktempfehlungen von Dir, da sie ja ohnehin gerade schon etwas bestellt haben.

Ihr Mindset ist daher gerade im Kaufmodus. Das ist ein Grund, warum Transaktions-Emails so effektiv für Cross-Sells sein können.

Beispiele von transaktionalen E-Mails

Um dir zu verdeutlichen, wie solche Transaktions-Emails überhaupt aussehen, zeige ich dir hier ein paar Beispiele:

Beim Einkauf-Lieferdienst “Flink” bekommst Du nach deiner erfolgreichen Lieferung eine Transaktions-Email. Hier wirst Du direkt gefragt, inwieweit Du mit deinem Erlebnis zufrieden bist. Achte hier auf die klare und einfach verständliche Bitte in der E-Mail mit der simplen Grafik, über die Du direkt deine Bewertung abgeben kannst.

Durch diese Transaktions-Email hat man als Kunde das Gefühl, aufgehoben zu sein. Selbst wenn etwas mit der Lieferung nicht im Sinne des Kunden verlief, hat man so die Möglichkeit, seiner möglichen Unzufriedenheit Gehör zu verschaffen. Ganz ohne den Kundenservice benachrichtigen zu müssen.

Auch beim Online-Shop von C&A sind diese Kundenbefragungen alltäglich:

Sobald hier eine Bestellung aufgegeben wurde, erhältst Du als Kunde in der Bestätigung die Möglichkeit, deine Meinung bezüglich deines Einkauferlebnisses abzugeben.

Wichtig ist hierbei auch, dass diese Aufforderung erst am Ende der E-Mail angezeigt wird.

Im Fokus steht immer die Transaktion an sich – hier also die Bestellbestätigung für den Kunden.

Eine andere Form von Marketingstrategien in einer Transaktions-Email sieht man bei Netflix:

Sobald Du dich bei dem Streaming-Anbieter abmeldest, also dein Abo kündigst, bekommst Du von Netflix eine Bestätigung – mit einer Möglichkeit, deine Entscheidung direkt wieder rückgängig zu machen, also einer Follow-Up-Email.

Du könntest an dieser Stelle deinem Kunden auch ein besonderes Retentions-Angebot unterbreiten – vielleicht bietest Du ihm einen Rabatt, wenn er sich für eine Reaktivierung entscheidet.

So erstellst Du Transaktions E-Mails mit GetResponse

Du weißt jetzt, was für ein Potential Transaktions-Emails haben – aber wie erstellst Du sie?

Mit GetResponse ist das zum Glück ganz einfach – schnelle Transaktions-Emails sind ein Bestandteil vom E-Commerce-Plan, den Du jederzeit innerhalb eines Testzeitraumes ausprobieren kannst.

Gehe sicher, dass Du das Paid Add-On aktiviert hast

Nicht jeder Plan von GetResponse beinhaltet die Möglichkeit, Transaktions-Emails aufzusetzen:

Sowohl der E-Commerce-Plan, als auch der MAX²-Plan beinhaltet Transaktions-Emails – nur der MAX²-Plan hat allerdings auch das voll funktionsfähige Add-On.

Beim E-Commerce-Plan hast Du die Möglichkeit auf schnelle Art und Weise Transaktions-Emails aufzusetzen. Dies ist gerade für kleinere Online-Shops anfänglich eine praktische sowie einfache Lösung.

Der E-Commerce-Plan eignet sich also hervorragend für dich, wenn Du gerade erst mit deinem Online-Shop startest oder noch auf wenige Kontakte zugreifen kannst.

Möchtest Du mehr dedizierten Support und eine auf dich persönlich abgeschnittene Lösung, kannst Du dir den MAX²-Plan anschauen.

Was ist der Unterschied zwischen beiden Plänen?

Der Unterschied zwischen beiden Plänen besteht vor allem in dem Funktionsumfang:

• Bei dem E-Commerce-Plan sind “schnelle transaktionale E-Mails” inklusive
• Diese schnellen transaktionalen E-Mails sind für zwei Szenarien ausgelegt:
  Bestellbestätigungen und Verlassene-Warenkorb-Situationen
• Beachte, dass Du bei dieser Art von Transaktions-Emails keine individuellen HTML-Footer oder dynamische Custom-Links integrieren kannst
• Anders sieht es bei dem MAX²-Plan aus – hier kannst Du nicht nur auf automatisierte Templates zurückgreifen, sondern deine E-Mails zusätzlich so gestalten, wie Du möchtest
• Mit den Email-Marketingtools von GetResponse ist es dir dann möglich, die Interaktionen mit deinen E-Mails zu beobachten und nach dem Tracking deine Strategien anzupassen und zu verbessern

Integriere deine E-Mail-Datenbanken mit GetResponse

Sobald die Funktion aktiv ist, kannst Du mit GetResponse deine E-Commerce-Plattform ganz leicht integrieren und dadurch deine bereits bestehenden Datenbanken importieren.

Hierfür kannst Du sowohl SMTP oder API auswählen. Sobald dein Online-Shop mit GetResponse verbunden ist, ist es dir auch möglich, E-Mails in externen Anwendungen einzurichten.

Erstellen von Transaktionsmails bei GetResponse

Du möchtest eventuell eine Bestätigungs-Email versenden, sobald dein Kunde die Bestellung in deinem Online-Shop fertiggestellt hat.

Dies ist weder ein komplizierter noch aufwendiger Vorgang:

1. Wähle zu Beginn die E-Mail aus, die Du an deinen Kunden schicken möchtest.
2. Danach bist Du schon bereit, um in den Email-Creator einzusteigen.

3. Im Email-Creator wirst Du durch alle notwendigen Schritte geführt. GetResponse nimmt dich hier an die Hand, sodass Du dir keine zusätzlichen Gedanken machen musst.

4. Anschließend wähle deinen Online-Shop, von dem aus die E-Mails verschickt werden sollen und lege ganz einfach fest, von welcher E-Mail-Adresse diese ausgehen.

5. Danach kannst Du das Design deiner Transaktions-Email festlegen. In diesem Schritt sind dir u.a. folgende Möglichkeiten offen:

• Ändere die Anordnung der einzelnen Bausteine in deiner E-Mail
• Passe die Abstände individuell an, sowohl horizontal, als auch vertikal
• Entscheide dich, ob Du gegebenenfalls den Produktnamen, die Bestellnummer oder
  das Datum anzeigen möchtest
• Du kannst außerhalb der Bestätigung auch noch Bausteine hinzufügen, wie zum Beispiel Social-Media-Icons oder Bilder

6. Fast fertig – bei der nächsten Seite steht Dir noch die Möglichkeit offen, den Titel deiner E-Mail festzulegen und alles noch einmal zu überprüfen.

7. Danach kannst Du deine Transaktions-Email abspeichern und aktivieren.

8. Für das Szenario, dass deine Kunden einen vorerst gefüllten Warenkorb “leer stehen” lassen, wählst Du am Anfang dieses Prozesses ganz einfach die andere Kategorie aus. GetResponse führt dich dann, wie hier, durch alle nötigen Schritte.

Wichtig: Beachte bei den Warenkorb-Emails, dass sie nicht in allen Ländern als Transaktions-Emails gelten.

Häufig gestellte Fragen zu Transaktions E-Mails

Was sind Transaktions E-Mails?

Transaktions-Emails sind E-Mails, die sich auf eine Transaktion beziehen: Zum Beispiel auf einen Kaufvorgang in deinem Online-Shop. Alles, was direkt mit der Bestellung deines Kunden zu tun hat, wird über diese E-Mails gehandhabt – von Bestellbestätigungen über Lieferinformationen zu Follow-Up-Emails, ob dein Kunde mit seiner Bestellung zufrieden war. Diese E-Mails sind immer reaktiv, also nie ohne den Wunsch deines Kunden zugestellt. Das unterscheidet Transaktions-Emails auch von normalen E-Mails, wie beispielsweise bei deinem Newsletter. Durch dieses Alleinstellungsmerkmal bieten dir Transaktions-Emails einen echten Schatz für dein Marketing: Der Kunde wartet nämlich bereits auf deine E-Mail und wird sie mit großer Wahrscheinlichkeit auch vollständig lesen. Daher bietet es sich an bei dieser E-Mail-Marketingstrategie geschickt und kundenfreundlich Cross-Sell-Angebote oder Opt-Ins zu integrieren.

Wie werden E-Mails versendet?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Du deine E-Mails verschicken kannst – mittlerweile steht Dir hierfür eine enorme Auswahl an externen Anbietern zur Verfügung. Sobald Du dich für einen Anbieter entschieden hast, kannst Du den Versand ganz einfach über die Integration mit z.B. GetResponse abwickeln. Hier hast Du die Auswahl zwischen SMTP-Server und API.

Wann E-Mails versenden?

Bei Transaktions-Emails ist eine Sache ganz besonders wichtig: Der Zeitpunkt. Kunden erwarten heutzutage nach einer Bestellung im Online Shopping eine Bestätigung innerhalb weniger Sekunden. Das Gleiche gilt für das Zurücksetzen von Passwörtern – keiner möchte einen Tag auf ein neues Passwort warten. Zum Glück musst Du dir hierüber dank Automatisation keine Gedanken machen. Du legst fest, wann welche E-Mails verschickt werden – und musst daher nur einmal die Einrichtung durchführen, somit ist dieser Punkt für dich nach kurzer Zeit erledigt.

Wie funktioniert E-Mail Kommunikation?

Die Transaktions-Emails werden durch eine Interaktion deines Kunden auf deiner Website ausgelöst – zum Beispiel durch eine Bestellung. Hierbei hat dein Kunde seine E-Mail-Adresse hinterlegt. Du hast einen E-Mail-Provider mit einer eigenen Domain. Diesen externen Provider kannst Du dann zum Beispiel bei GetResponse mittels SMTP oder API integrieren – ähnlich wie bei standalone E-Mail-Anwendungen. Über GetResponse kannst Du danach die Automatisierung erstellen – das heißt, Du erstellst Systeme, die von selbst automatisch reagieren, wenn ein Kunde eine bestimmte Aktion auf deiner E-Commerce-Plattform ausführt.

Sind E-Mails Medien?

E-Mails werden grundsätzlich nicht zu Sozialen Medien gezählt. Allerdings macht sie das eventuell sogar noch effektiver – denn E-Mails sind oft persönlicher, als ein Ad, den Du auf Social Media verwendest.