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Was sind Autoresponder? Der komplette Guide zu automatisierten E-Mail Antworten

11 Min.
Aktualisiert:

Habt ihr Zeit zu verschenken? Wahrscheinlich nicht, oder? Dann haben wir hier ein Tool für euch: Autoresponder – sie gehören zu den wichtigsten Unterstützern im E-Mail-Marketing. In diesem Beitrag erklären wir euch alles, was ihr darüber wissen müsst: Was man unter Autorespondern versteht, wie und wann ihr sie einsetzen könnt und welche Vorteile euch das bringt. Außerdem zeige ich euch anhand einiger Beispiele, was einen guten Autoresponder von einem schlechten unterscheidet und wie ihr in GetResponse selbst automatisierte E-Mail-Antworten konfigurieren könnt.

Hier findet Ihr eine Übersicht über den Inhalt dieses Beitrags:

Autoresponder – was ist das?

Autoresponder ist ein Begriff aus dem Online Marketing. Ein Autoresponder verschickt nach einer festgelegten Zeitspanne automatisch eine bzw. mehrere E-Mails an einen Empfänger. Es handelt sich dabei um eine Form der Marketing-Automatisierung.

Ihr habt mit Sicherheit selbst schon einige Autoresponder-E-Mails erhalten – wenn Ihr euch für einen Newsletter anmeldet und eine “Danke”-Mail erhaltet zum Beispiel. Und vielleicht habt ihr auch selbst im Rahmen einer E-Mail-Kampagne Autoresponder versendet. Beispielsweise sind auch Autoreply- und Abwesenheits-Nachrichten Autoresponder.

Die Einsatzmöglichkeiten von Autorespondern im E-Mail Marketing

Ihr könnt Autoresponder auf unterschiedliche Arten einsetzen. Am besten eignen sich dafür relativ simple E-Mail-Sequenzen und -Kampagnen.

Zu den wohl populärsten und effektivsten Einsatzmöglichkeiten für E-Mail-Autoresponder zählen diese:

Willkommens- und Danke-Mails

Wenn sich jemand für euren Newsletter, euer Webinar, euren Onlineshop oder irgendein anderes eurer Angebote anmeldet, gehört es zum guten Ton, sich für das Abonnement zu bedanken. Dabei wäre es natürlich außerordentlich höflich und ehrenhaft von euch, diese Willkommens- und Danke-Mails jedes Mal manuell zu versenden. Wenn ihr aber entsprechend Erfolg mit eurem Angebot habt (was wir sehr hoffen!), könnt ihr schlichtweg nicht alle Danke-Mails manuell in einem angemessenen Zeitrahmen versenden. Hier kommt der Autoresponder ins Spiel.

Willkommens-Mails zu verschicken ist zudem nicht nur eine reine Frage der Höflichkeit: Die ersten Mails, die ihr an eure Kontakte versendet, haben im Schnitt auch die höchste Öffnungsrate. Nutzt diese Chance also, um eure Abonnenten über euer Angebot zu informieren, euren besten Content zu präsentieren oder auch einen Rabatt-Coupon zu versenden.

Double-Opt-in-Mails

Noch bevor ihr eine Willkommens- oder Danke-Mail an eure Kontakte versenden könnt, müssen diese eurem Angebot zunächst einmal zustimmen, wenn ihr personenbezogene Daten erhebt und verarbeitet. Das bedeutet für euch: Ihr müsst euch an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union halten.

Der sicherste Weg, um diesen Richtlinien Genüge zu leisten, wenn sich zum Beispiel jemand für euren Newsletter anmeldet, ist der sogenannte Double Opt-in. Ein Double Opt-in funktioniert folgendermaßen:

  1. Ein:e Nutzer:in meldet sich über eure Website für euren Newsletter an und trägt dafür eine E-Mail-Adresse ein.
  2. Die Person bestätigt über eine Checkbox, dass sie euren Newsletter erhalten möchte (Single Opt-in).
  3. Ihr verschickt eine E-Mail an die angegebene Adresse, in der ein Bestätigungslink enthalten ist. Der/Die Abonennt:in muss den Bestätigungslink klicken, um zu bestätigen, dass sie den Newsletter auch wirklich abonniert hat. (Double Opt-in).

Umständlich, ja – dafür aber auch hundertprozentig rechtssicher und förderlich für die Zustellbarkeit eurer nachfolgenden E-Mail-Autoresponder. Und das Beste: Ihr könnt all diese Schritte mit einem Autoresponder automatisieren, sodass ihr euch hier um nichts mehr kümmern müsst.

Bestätigungs-Mails

Wenn eure Kunden euch Feedback geben, sie eine Frage oder Beschwerde haben, benötigt ihr natürlich etwas Zeit, um eine Antwort-E-Mail schreiben und verschicken zu können. Auf Kundenseite ist es aber immer schön zu wissen, dass die E-Mail zumindest angekommen ist und bearbeitet wird – sicherlich kennt ihr das Gefühl selbst.

Ein Autoresponder ermöglicht es euch, diese Bestätigungs-Mails automatisiert zu versenden. Je nachdem, welches E-Mail-Marketing Tool ihr verwendet, könnt ihr dabei unterschiedliche Bestätigungs-Mails für unterschiedliche Arten von Triggern festlegen – zum Beispiel je nachdem, ob ein Nutzer Feedback zu einer abgeschlossenen Bestellung gegeben oder eine Frage zu einem Produkt hat.

Jubiläums-Mails

Wie viele Geburtstage und Jubiläen würden wir ohne unsere elektronischen Helfer vergessen? Zu diesen Helfer zählt im Falle des Online Marketings auch der Autoresponder: Ihr könnt personalisierte E-Mails erstellen, die an eure Kontakte versendet werden, wenn sie als euer/eure Abonnent:in ein Jubiläum feiern.

Diese Mails sind eine tolle Möglichkeit, die Kundenbindung zu stärken, eure Marke zu pflegen und über aktuelle Entwicklungen zu informieren oder ein kleines, digitales Geschenk zu versenden.

Die Vorteile von Autorespondern

Der wohl wichtigste Vorteil beim Einsatz von Autoresponder-E-Mails liegt auf der Hand: Autoresponder sparen jede Menge Zeit, die ihr sonst mit der Erstellung und dem Versand unzähliger, sehr ähnlicher Mails verbringen müsstet.

Autoresponder bieten aber noch weitere Vorteile – auch für eure Kunden:

Markenkommunikation

Die Vorteile effektiver, zielgerichteter Markenkommunikation greifen natürlich auch dann, wenn ein Autoresponder für das Ausspielen der Kommunikation verantwortlich ist. Bedeutet: Wenn ihr regelmäßig mit euren Kund:innen kommuniziert, zahlt das auf eure Marke ein, verbessert euer Image und steigert die Markenbekanntheit. Autoresponder helfen euch also beim Branding und bei der Markenpflege.

Kundenbindung & -beziehung

Die Bindung eurer Kunden an euer Unternehmen ist umso höher, je ‘näher’ sie sich euch fühlen. Wenn ihr zeitnah kommuniziert, die Anliegen eurer Kunden versteht und ernst nehmt und sie sich bei euch einfach gut aufgehoben fühlen, stärkt das einerseits die Bindung eurer Kunden an eure Marke, andererseits kann das (durch Mund-zu-Mund-Werbung) eure Markenbekanntheit steigern.

Umsatzsteigerung

Timing ist im Marketing von zentraler Bedeutung. Nur ein Beispiel: Wenn eure Kund:innen so interessiert an euren Produkten, Services oder Leistungsversprechen sind, dass sie sich für euren Newsletter eintragen, ist die Kaufbereitschaft genau in diesem Moment besonders hoch. Mit automatisiert versendeten E-Mails lasst ihr eure Nutzer:innen nicht warten, sondern tretet genau dann mit ihnen in Kontakt, wenn der Zeitpunkt stimmt – zum Beispiel mit einer Produkthighlight-Mail direkt nach der Anmeldung zum Newsletter.

Die Dos & Don’ts: Beispiele guter und schlechter Autoresponder

Natürlich ist der Einsatz eines E-Mail-Autoresponder kein automatischer Erfolgsgarant. Automatisierte E-Mails eröffnen Chancen, können aber auch Risiken bergen, wenn ihr euch nicht an bestimmte Regeln der Kommunikation haltet. Ich präsentiere euch deshalb in diesem Abschnitt einige Positiv- und Negativbeispiele für Autoresponder. Die meisten dieser Beispiele stammen aus meinem E-Mail-Postfach.

Do: Die Betreffzeile gekonnt nutzen

Ich unterstreiche es in meinen Beiträgen immer wieder: Ihr solltet auf keinen Fall die Kraft des ersten Satzes vernachlässigen. Und im E-Mail-Marketing stellt die Betreffzeile gewissermaßen diesen ersten Satz dar, auch wenn es sich dabei nicht immer um einen vollständigen Satz handelt. Nehmen wir diesen Newsletter, der kürzlich in meinem Postfach gelandet ist:

Autoresponder Beispiel Chili-Pflanzen

Wie ihr seht, dreht es sich bei diesem Newsletter um Chili-Pflanzen – und worum es genau geht, macht die Betreffzeile auf den ersten Blick klar: Es ist offenbar meine letzte Chance, einige der Pflanzen für 1,49 Euro zu bestellen. Der Emoji gleich zu Beginn der Betreffzeile lenkt einerseits meine Aufmerksamkeit, andererseits zeigt er mir sofort, worum es geht: Chilis! Der Hinweis, dass dies meine letzte Chance ist, unterstreicht die zeitliche Begrenztheit des Angebots – und auch nach dem Preis muss ich nicht lange suchen. Obwohl all diese Informationen schon aus der Betreffzeile zu entnehmen sind, ist sie trotzdem recht kurz gefasst und sollte sich auf allen Endgeräten und in allen E-Mail-Clients problemlos anzeigen lassen. Ein echtes Positiv-Beispiel.

Übrigens: Wenn Ihr mehr darüber erfahren wollt, was gute Newsletter-Texte ausmacht, haben wir für euch einen eigenen Beitrag zum Thema: 10 Tipps für gute Newsletter-Texte

Don’t: Auf persönliche Ansprache verzichten

Unpersönlicher Autoresponder Beispiel

Eure Abonnenten sind nicht auf den Kopf gefallen – sie wissen natürlich, dass die Newsletter, die sie von euch erhalten, nicht einzeln und händisch abgetippt und verschickt wurden. Und dennoch wissen wir vermutlich alle ein gewisses Maß an Persönlichkeit und Personalisierung zu schätzen. Das unterstreicht dieses Negativ-Beispiel aus meinem Spam-Postfach hoffentlich ganz gut: Kein Hallo, keine Nennung meines Vor- oder Nachnamens und nicht einmal ein Vor- oder Nachname im Absenderfeld. Diese Mail fühlt sich kalt und unpersönlich an – und so möchte wohl niemand wirklich behandelt werden.

Marketing Tools wie das von GetResponse bieten aus gutem Grund zahlreiche Möglichkeiten, um Newsletter und E-Mails zu individualisieren. Nutzt diese Möglichkeiten, wenn eure Autoresponder wirklich effektiv sein sollen.

Do: Den Inhalt des Autoresponders klar strukturieren

Autoresponder Beispiel von LinkedIn

Im besten Fall ist euer Autoresponder klar strukturiert, und zwar optisch und inhaltlich. Am einfachsten funktioniert das, wenn ihr euch pro E-Mail bzw. Newsletter auf ein einziges Thema beschränkt. So macht es auch das Berufsnetzwerk LinkedIn mit diesem Autoresponder: LinkedIn bittet mich darum, den Dienst zu bewerten und nutzt dafür eine strukturierte, klare Sprache und ein unmissverständliches Design.

Der erste Absatz erklärt, dass LinkedIn seine Dienste weiter verbessern möchte. Deshalb soll ich einige Fragen beantworten. Das Ganze soll nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. Im zweiten Absatz dann der Hinweis, dass ich gleich in der Mail die erste Frage beantworten kann, um an der Umfrage teilzunehmen. Im dritten Absatz folgt dann, fett gedruckt, die Frage zusammen mit einer Bewertungsskala. Dieser Autoresponder ist unmissverständlich und versetzt mich sofort in eine aktive Position – vorbildlich!

Don’t: Zu viele Themen auf einmal ansprechen

Wenn in eurem Unternehmen aktuell viel in Bewegung ist und es eine ganze Reihe von Neuigkeiten zu berichten gibt, mag die Versuchung groß sein, möglichst viele dieser Themen in einen Autoresponder zu packen. Das ist allerdings eine schlechte Idee – eine zu große Themenauswahl verwirrt eure Leserschaft möglicherweise und trägt mit großer Sicherheit zu weniger Conversions bei.

Versucht stattdessen, euch in euren E-Mails auf ein einziges Thema zu fokussieren und gebt euren Lesern eine klare Handlungsempfehlung mit auf den Weg, also einen Call to Action der beispielsweise in euren Shop, auf euren Blog oder zu einer Umfrage führt.

Do: Eure Kunden auf dem Laufenden halten

Wenn ihr euren Leser:innen im Gedächtnis bleiben möchtet, müsst ihr ihnen auch etwas zum Lesen bieten. Nutzt also die Autoresponder-Fähigkeiten eures Tools, um eure Leser:innen in regelmäßigen Abständen über Neuigkeiten zu informieren – zum Beispiel alle 7 Tage, beginnend mit der Anmeldung zum Newsletter.

Autoresponder Beispiel von GetResponse

Don’t: Es maßlos übertreiben

Nun denkt ihr euch womöglich “Hey, mit einem Autoresponder kann ich (fast) mein gesamtes E-Mail-Marketing automatisieren und ich habe jede Menge Themen, die ich spielen kann – ich verschicke einfach mehrmals wöchentlich E-Mails an alle Abonnenten”. So interessant euer Newsletter dabei auch sein mag, wäre das aber wahrscheinlich zu viel des Guten. Ich erhalte zum Beispiel mehrmals wöchentlich eine Mail einer großen, deutschen Wochenzeitung, in der man mir ein kostenloses Abo für vier Wochen verspricht. Inzwischen weiß ich also, dass das nichts Besonderes ist und dass ich dort jederzeit ein vierwöchiges Probeabo abschließen kann.

Zwar solltet ihr versuchen, mindestens einmal im Monat etwas von euch hören zu lassen. Der Großteil der Internetnutzer möchte aber nicht häufiger als zwei Mal pro Woche Newsletter eines Unternehmens erhalten – vor allem dann nicht, wenn die Themen und Inhalte nicht so abwechslungsreich sind. Als die goldene Mitte erweist sich für viele Unternehmen ein Takt von einem Newsletter pro Woche.

So erstellst du einen Autoresponder: Autoresponder einrichten in GetResponse

GetResponse bietet als vollständiges Marketing Tool natürlich auch die Option, Autoresponder einzurichten. Gerne führe ich euch durch die notwendigen Schritte dazu:

  1. Klicke im GetResponse Dashboard auf Tools und dann auf Autoresponder. Wähle “Neu erstellen”.
GetResponse Tool Menü Autoresponder
  1. Trage einen Namen für die Autoresponder-Kampagne ein. Der Name ist nur für dich sichtbar. Ich möchte eine Autoresponder-Kampagne zur Begrüßung erstellen, die über einen Monat hinweg insgesamt 5 E-Mails versendet – also nenne ich ihn “Begrüßungs-Autoresponder”. Sehr kreativ, oder?
Neuen Autoresponder erstellen in GetResponse
  1. Wähle eine Kontaktliste aus, die mit dem Autoresponder verbunden werden soll.
  2. Nun wählst du aus, an welchem Tag der Autoresponder versendet werden soll. Hier wird ab dem Zeitpunkt des Opt-ins gerechnet, Tag 0 ist also der Tag der Anmeldung, Tag 1 ist der erste Tag nach der Anmeldung und so weiter. Du hast hier außerdem die Möglichkeit, den Versand des Newsletters an bestimmten Tagen auszuschließen – sodass ein Autoresponder beispielsweise niemals am Sonntag versendet wird, egal wann die Anmeldung stattgefunden hat.
  3. Wähle die Absender- und Antwortadressen aus, die du in deinem Autoresponder verwenden möchtest.
  4. Nun geht es an die Erstellung der eigentlichen E-Mail: Verfasse eine Betreffzeile und klicke auf “Nachricht erstellen”.
Autoresponder gestalten in GetResponse
  1. Du landest nun im Nachrichten-Editor. Mehr über den Umgang mit dem Nachrichten-Editor erfährst du hier.
  2. Wähle aus, ob du Klicks als Quelle an Google Analytics senden möchtest.
  3. Das war’s! Klicke auf “Speichern” bzw. “Speichern und veröffentlichen” und dein Autoresponder ist fertig.
  4. Wenn dein Autoresponder nur ein Teil einer ganzen Autoresponder-Kampagne ist, achte bitte darauf, dass du alle betreffenden E-Mails mit derselben Liste verknüpfst.

Wenn du stattdessen wissen möchtest, wie du eine Nachricht einer vorhandenen Autoresponder-Kampagne hinzufügst, findest du unter diesem Link eine Anleitung.

Häufig gestellte Fragen zu Autorespondern

Was ist ein Autoresponder?

Als Autoresponder bezeichnet man E-Mails, die automatisch versendet werden. Damit könnt ihr ganze E-Mail-Kampagnen automatisieren, automatisch Danke- und Willkommens-E-Mails an eure Kontakte versenden oder anderweitig eure Kundenkommunikation vereinfachen.

Autoresponder werden normalerweise in bestimmten, vorher festgelegten Intervallen versendet, beginnend ab dem Tag der Anmeldung des jeweiligen Kontakts.

Welche Arten von Autorespondern gibt es?

Es gibt verschiedenste Einsatzmöglichkeiten für Autoresponder. Die wohl beliebtesten sind Double-Opt-in-Nachrichten, Willkommens- und Danke-Nachrichten, Bestätigungs-Mails, aber auch E-Mails zu Geburtstagen, Jubiläen oder bei Warenkorbabbrüchen zählen zu den Autorespondern.

Was sind Tools für Autoresponder?

Die meisten E-Mail Marketing Tools bieten die Möglichkeit, einen Autoresponder einzurichten. Dazu gehört neben Cleverreach, Rapidmail, Mailchimp auch GetResponse.


Tobias Stahl
Tobias Stahl
Tobias Stahl ist freiberuflicher Autor und Copywriter für GetResponse. Dem Schreiben als solches widmet sich Tobias schon seit mehr als zehn Jahren; in den vergangenen acht Jahren durfte er seine Nase zudem in fast alle Bereiche des Online Marketings stecken, vom Inbound- und Content Marketing über Social Media bis hin zur Suchmaschinenoptimierung. Für GetResponse behält Tobias die neuesten Entwicklungen und Trends im Online Marketing im Blick, um für seine Leser untersuchen, vergleichen, und erklären zu können. Mehr über Tobias erfährst du auf seiner Website oder ganz einfach via LinkedIn.
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