Online Forms & Datenschutz: So gestaltest du DSGVO-konforme Online Formulare

Seit 2018 ist kaum ein Thema so wichtig und haaresträubend für Unternehmer wie die DSGVO.

Vielleicht kennst Du selbst die Unsicherheit, die einen bei der Erstellung und Pflege seiner Webseiten zwischendurch befällt:

Ist meine Webseite wirklich DSGVO-konform?

Wie kann ich das nachprüfen?

Was passiert, wenn ich einen Fehler mache?

Beinahe jeder Bereich im E-Commerce ist mittlerweile immer unter die Datenschutz-Lupe zu nehmen.

Das schützt am Ende nicht nur deinen Kunden, sondern auch dich vor bösen Überraschungen.

Auch Online Formulare sind betroffen.

Double-Opt-ins, Datenschutzerklärungen – die Welt der DSGVO ist groß.

Es geht immer um die Frage, welche Daten Du von den Besuchern deiner Webseite erhebst, wie Du sie verarbeitest und zu welchem Zweck.

Damit kommen wir zum Thema der Kontaktformulare: Da diese Formulare den Sinn und Zweck einer Kontaktaufnahme beinhalten, ist klar, dass hier die DSGVO gilt.

Anmerkung: Wie du ein Online Formular überhaupt erstellst, erfährst du hier! Außerdem haben wir tolle Anmeldeformular Vorlagen und Beispiele für dich, die garantiert DSGVO-konform sind.

Brauche ich überhaupt ein Kontaktformular?

Diese Frage solltest Du dir als erstes stellen – denn wenn Du kein Kontaktformular anbietest, hast Du zwei Vorteile:

• Du sammelst weniger personenbezogene Daten
• Du sparst Dir als Seitenbetreiber Mehraufwand

Der Vorteil von Online Formularen

Allerdings hat in dem Moment dein Webseiten-Besucher ein wenig mehr zu tun.

Wenn er dich kontaktieren möchte, muss er selbst sein E-Mail-Postfach öffnen und Dir manuell eine E-Mail schreiben.

Deswegen sind Kontaktformulare aus gutem Grund so beliebt – einmal eingerichtet, bietest Du deinem Kunden ein wenig Komfort.

Das kann vor allem dann wichtig sein, wenn er dich aufgrund einer Dienstleistung, eines Produktes oder einer Beschwerde kontaktieren möchte.

Anmerkung: Du willst auch wissen, wie du deine Shopify Newsletter legal verschickst? Dann sieh dir unseren Guide zum Double Opt In für Shopify Newsletter an!

Warum ist es so wichtig, die Datenschutzgrundverordnung bei Online Formularen auf Webseiten einzuhalten?

Die DSGVO, also die Datenschutzgrundverordnung, gilt im Grunde für alle Unternehmer.

Sobald Du in irgendeiner Weise Daten erhebst, musst Du deine Webseiten-Besucher darüber informieren und einige Punkte einhalten, die die DSGVO vorschreibt.

Datenschutz ist ein Thema, was für uns alle im 21. Jahrhundert wichtig ist und uns alle etwas angeht. Betrachte daher die DSGVO nicht einfach nur als eine Verordnung, die Dir Mehrarbeit verursacht.

Im Gegenteil – Datenschutz ist für jeden von uns wichtig.

Wir sollten uns alle dafür interessieren, welche Daten von uns wie und wo erhoben werden – und verarbeitet.

Diese Verarbeitung von Daten findet mittlerweile beinahe überall statt. So auch bei Kontaktformularen.

Doch was passiert eigentlich mit den Daten, sobald die Anfrage des Webseiten-Besuchers geklärt wurde?

Wie viele und welche Daten darf ich überhaupt abfragen?

Das sind alles Fragen, die sich nicht nur unsere Kunden stellen – sondern wir uns alle.

Damit hier Klarheit herrscht, ist die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung so wichtig.

Du bietest deinen Kunden Transparenz

Jeder fühlt sich beim Einkauf in einem Onlineshop sicherer, wenn er weiß, was mit den eigenen Daten geschieht.

In allen Phasen deiner Buyer Journey ist Vertrauen ein großes und wichtiges Wort.

Mit der Einhaltung der DSGVO bei deinen Kontaktformularen hast Du also auch einen Schritt in Richtung Kundenvertrauen unternommen.

Du vermeidest rechtliche Konsequenzen

Abmahnungen sind vermeidbar – und wenn sie erstmal da sind, können sie mehr Schaden verursachen, als erwartet – zum Beispiel Bußgelder.

Daher tu Dir selbst und deinem Online-Business einen Gefallen und geh sicher, dass dein Kontaktformular DSGVO-konform ist.

Du ersparst Dir selbst so viele Kopfschmerzen und wirst Dir in Zukunft danken.

Was du beachten musst, wenn es um Datenschutz und die DSGVO in deinen Online Formularen geht

Um das Kontaktformular in deinem Unternehmen startklar für die DSGVO zu machen, gibt es ein paar Punkte, die Du beachten solltest.

Erhebe nur die Daten, die auch erforderlich sind

Datensparsamkeit ist das Zauberwort.

Du brauchst in einem Kontaktformular nur die Daten vom Kunden, die auch für die Kontaktanfrage wichtig sind – zum Beispiel E-Mail-Adresse und Anliegen.

Grundsätzlich musst Du selbst immer belegen können, warum Du welche Daten erhebst und für welche Zwecke Du sie verarbeitest.

Daher ist Datensparsamkeit der erste Punkt, den Du beachten solltest.

Übertrage die Daten nur verschlüsselt

Deine Webseite sollte grundsätzlich immer über eine SSL-Verschlüsselung laufen.

Du kannst sie an dem Präfix deiner aufgerufenen Webseite erkennen: https.

Solltest Du auf Webseiten stoßen, die anstatt dessen http als Präfix haben, können hier personenbezogene Daten von Dritten mitgelesen werden.

Ein absolutes No-Go.

Geh deswegen sicher, dass Du deine Webseite über eine aktive SSL-Verschlüsselung laufen lässt.

Hierfür benötigst Du ein gültiges SSL-Zertifikat.

Informiere im Kontaktformular über die Datenverarbeitung

Ganz wichtig für die Einhaltung der DSGVO:

Füge in deinem Kontaktformular einen Hinweis über deine Datenschutzerklärung ein, der gut sichtbar und leicht auffindbar ist.

Wichtig ist, dass innerhalb dieser Datenschutzerklärung ein deutlicher Bezug zum Kontaktformular genommen wird.

Zusätzlich solltest Du eine Checkbox in deinem Kontaktformular einfügen, damit dein Kunde der Datenverarbeitung zustimmt. So gehst Du auch sicher, dass er deine Datenschutzerklärung wahrgenommen hat.

Wenn Du nicht weißt, wie Du so einen Hinweis selbst einfügen kannst, hilft Dir der Form Builder von GetResponse dabei.

So kannst Du immer sichergehen, dass deine Kontaktformulare immer DSGVO-konform sind.

Lösche die Daten wieder

Es gilt die sogenannte Zweckbindung.

Du darfst die personenbezogenen Daten nur für den angegebenen Zweck verwenden.

Das heißt im Klartext – sobald dieser Zweck erfüllt ist, musst Du die Kundendaten wieder löschen.

Check-Liste: Ist mein Kontaktformular DSGVO-konform?

Hier ist eine kurze Checkliste, damit dein Kontaktformular in Kürze startklar ist:

• SSL-Verschlüsselung
  Besitzt deine Webseite ein gültiges SSL-Zertifikat?
• Datensparsamkeit
  Erhebst Du im Kontaktformular nur die Daten, die Du auch wirklich benötigst?
• Datenschutzhinweis
  Hast Du im Kontaktformular einen Hinweis zu deiner Datenschutzerklärung hinterlegt?
  Ist er gut sichtbar?
• Einwilligung
  Ist eine Checkbox im Formular vorhanden?
• Widerspruchsrecht
  Informierst Du deinen Webseiten-Besucher über die Möglichkeit, dieser Datenverarbeitung jederzeit widersprechen zu können?
• Zweckbindung
  Löschst Du die personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung erfüllt wurde?

Wenn Du alle Punkte mit Ja beantworten kannst, bist Du auf dem richtigen Weg, deine Webseite DSGVO-konform zu gestalten.

💡 Hilfreicher Leitfaden: 10 Tipps für rechtssicheres E-Mail Marketing

Hier findest du ebenfalls eine hilfreiche Checkliste, um überprüfen zu können, ob der Versand deiner Werbung und die Gestaltung deines Newsletter rechtlich einwandfrei sind. 

Häufig gestellte Fragen zu DSGVO & Online Formularen

Was muss in ein Kontaktformular?

Grundsätzlich sollten in ein Kontaktformular folgende Punkte enthalten sein:

• Pflichtfelder (die Daten, die Du wirklich benötigst – E-Mail-Adresse und Anliegen)
  Erhebe nur die Daten, die Du auch wirklich brauchst.
• Hinweis zur Datenschutzerklärung
  Die Datenschutzerklärung muss sich auf das Kontaktformular beziehen. Es reicht also nicht aus, nur auf deine allgemeine Datenschutzerklärung zu verweisen.
• Checkbox für die Einwilligung
  Dein Kunde muss der Verarbeitung seiner Daten zum Zweck der Kontaktaufnahme zustimmen.
• Hinweis zum Widerspruchsrecht
  Informiere deinen Kunden, dass er diesbezüglich jederzeit das Recht auf Widerspruch hat.
• Eventuell ein Captcha-Verfahren, damit Du Spam/Bots verhinderst
  Kaum etwas ist unangenehmer und macht mehr Arbeit als Bots, die dein Kontaktformular fremdentzwecken. Handle hier einfach mit einem Captcha-Verfahren präventiv.

Wie sollte ein Kontaktformular aussehen?

Ein Kontaktformular sollte nicht überfüllt sein. Füge nur die Felder ein, die Du wirklich benötigst – also zum Beispiel E-Mail-Adresse und Anliegen, vielleicht noch den Namen. Wichtig ist für Dich vor allem die Einhaltung der DSGVO. Verstecke den Hinweis nur Datenschutzerklärung nicht, sondern positioniere ihn so, dass jeder Webseiten-Besucher ihn direkt sehen und aufrufen kann. Mit dem Form Builder bei GetResponse gelingen Dir solche Kontaktformulare in kürzester Zeit.

Welche Daten dürfen auf Webseiten mit Kontaktformular abgefragt werden?

Stichwort Datensparsamkeit – Du darfst nur die Daten abfragen, die auch dem Zweck der Kontaktaufnahme dienen. Im Endeffekt musst Du immer selbst vorzeigen, warum Du welche Daten abfragst und verarbeitest. Dafür ist auch ganz wichtig, dass deine hinterlegte Datenschutzerklärung sich explizit auf das Kontaktformular bezieht. Du kannst also nicht einfach deine allgemeine Datenschutzerklärung kopieren und einfügen.

Wie funktioniert ein Kontaktformular?

Ein Kontaktformular ist ein einfaches Mittel, damit der Besucher deiner Webseite Kontakt zu Dir aufnehmen kann. Hierfür füllt der Absender die erforderlichen Pflichtfelder aus, erklärt im Textfeld sein Anliegen und kann über einen Button diese Nachricht direkt abschicken. Da er hierfür nicht manuell eine E-Mail verschicken muss, bedeutet das für den Besucher deiner Webseite mehr Komfort. Sobald er auf Abschicken geklickt hat, leitet das Kontaktformular die Anfrage direkt an deine vorgesehene Kontakt-Email weiter.

Fazit

DSGVO muss nicht schwer oder kompliziert sein – wichtig ist nur, dass Du deine Webseite unter die Lupe nimmst und die angesprochenen Punkte beachtest.

Denke immer daran, dass deine Kontaktformulare genauso die DSGVO beachten müssen, wie jeder andere Bereich deiner Onlinepräsenz.

Sobald Du den Prozess einmal durchgelaufen bist, wirst du schnell merken, dass es nicht aufwendig ist. Ähnlich wie beim Double-Opt-in-Verfahren gibt es mittlerweile viele Tools, die Dir das Leben hier vereinfachen können.

Nicht zu verachten ist auch der Bonus für den Weg vom Webseiten-Besucher zum potentiellen Käufer deiner angebotenen Produkte oder Dienstleistungen.

Vergiss nicht – Transparenz führt zu Vertrauen.

Und Vertrauen führt zu Conversion.