¿Cómo mantengo sincronizados los datos de los contactos de Salesforce y GetResponse?

Puede conectar sus cuentas de Salesforce y GetResponse con Sincronización con Salesforce.
Es una integración bidireccional que le permite:

  • añadir clientes potenciales y contactos de Salesforce a una lista de contactos seleccionada en GetResponse,
  • añadir contactos de GetResponse a sus clientes potenciales o contactos de Salesforce,
  • tener la información del contacto más reciente en ambas aplicaciones. Si actualiza la información del contacto en un sistema, es automáticamente actualizada en el otro.

Cuando sincronice las aplicaciones por primera vez, debe conectar las cuentas, configurar la sincronización, y asignar los campos personalizados de Salesforce a los campos personalizados que usa en GetResponse. Una vez que haya conectado las cuentas, puede sincronizar más listas y editar las sincronizaciones existentes.

Cuando esté preparando los datos para la sincronización, tenga en cuenta que

  • Email es un campo obligatorio en GetResponse. Asegúrese de incluirlo en la información del cliente potencial y del contacto.
  • Empresa es un campo obligatorio para los clientes potenciales de Salesforce.
  • Si tiene datos de campos personalizados de Salesforce para País y Teléfono que no coinciden con el formato utilizado en GetResponse, asigne este campo personalizado al tipo de campo personalizado “texto”.

Conectando las cuentas Salesforce y GetResponse

1. En su cuenta GetResponse, vaya a Menú >> Integraciones.
2. Haga clic en Detalles sobre la integración de Salesforce.
3. Haga clic en Conectar para iniciar el proceso de integración.
4. Será redirigido a la página en la que debe proporcionar su nombre de usuario y contraseña, y a continuación confirmar. En el menú desplegable, seleccione la instancia de Salesforce a la que quiere conectar su cuenta GetResponse. Puede elegir entre:

  • producción. Este es el entorno “en vivo” donde están todos sus datos de Salesforce. Lo usa para dirigir su negocio.
  • sandbox. Este es un entorno de prueba separado de la producción. Puede crear un entorno limitado en Salesforce para probar esta integración.
Menu expanded showing production and sandbox options

5. Haga clic en el botón Conectar con Salesforce Sync para abrir la página de inicio de sesión de Salesforce. (Si ya inició sesión en Salesforce, las cuentas se conectarán automáticamente y lo dirigiremos directamente a la página cuando pueda configurar la sincronización).

Connect to Salesforce Sync button

6. Inicie sesión en Salesforce para conectar las cuentas.

Cuando se completa la conexión, se abre la página Configurar la sincronización con Salesforce. Aquí es donde puede configurar la sincronización para comenzar a transferir información entre GetResponse y Salesforce.

Configurando la sincronización

Para transferir los datos entre las cuentas, deberá:

1. Seleccionar la lista que desea sincronizar.

Selecting list to sync with Salesforce

2. Elegir si desea crear contactos en GetResponse desde los clientes potenciales o contactos de Salesforce.
Selecting contacts or leads

3. Seleccionar la fuente principal desde donde se transferirán los contactos o clientes potenciales a GetResponse. Haga clic en Aplicar.
Selecting lead source

4. Seleccionar la fuente principal para los contactos añadidos en GetResponse (esto nos dice qué información de la fuente principal debe aparecer en Salesforce cuando la información del contacto esté sincronizada).
assigning GetResponse contacts to lead sources

5. Seleccione cuál campo de casilla de verificación Salesforce debemos usar para marcar los contactos eliminados de su lista GetResponse. Por ejemplo, puede añadir el campo personalizado “GRdeleted” a sus clientes potenciales y contactos. Cuando sincronicemos los datos, marcaremos automáticamente la casilla para todos los que ya no estén en su lista.
Assigning a checkbox field in Salesforce for deleted contacts

6. Seleccionar cuál cuenta usar como preferida, para sincronizar y actualizar los datos correctamente. Esta información es importante porque nos permite saber:

  • cuáles datos deberíamos usar para actualizar su lista de contactos GetResponse durante la primera sincronización,
  • cáules datos debemos usar cuando la información del contacto no coincida. Esto podría suceder cuando los campos personalizados del mismo contacto tengan valores diferentes en Salesforce y GetResponse. Por ejemplo, el campo personalizado “País” asignado al Contacto A era “Italia”. Pero fue cambiado a “Austria” en GetResponse y a “Alemania” en Salesforce. Para sincronizarlo de manera correcta, necesitamos saber si usar datos de GetResponse o Salesforce.
    Manage data mismatch options

7. Confirme que sus contactos hayan aceptado que serán agregados a su lista y haga clic en Siguiente para comenzar a asignar campos personalizados.

Confirming consent and moving to the next screen

Asignando campos personalizados

Puede asignar información adicional del contacto en sus campos personalizados GetResponse, en la página Asignar campos personalizados. Llega allí en forma automática, una vez que haya configurado los detalles para la sincronización. Los campos personalizados de Salesforce (línea inferior) y las opciones para hacerlos coincidir con los campos personalizados de GetResponse (línea superior) se muestran en columnas. Mueva el puntero del mouse sobre la cuadrícula, y desplácese hacia la derecha para acceder y configurar todos los campos.

Nuestro sistema puede reconocer automáticamente los campos de nombre y de email. Nota: La información del email es obligatoria en GetResponse.

Para asignar los campos personalizados,
1. Haga clic en Asignar campo, y elija uno de sus campos personalizados existentes. Repita este paso para todos los campos personalizados que quiera emparejar.

Mapping custom fields

2. Para omitir la asignación de campos no requeridos, seleccione la casilla Omitir columnas marcadas con “?”.
Skipping mapping custom fields

3. Cuando haya terminado, haga clic en Sincronizar para confirmar.
Synchronizing accounts

Cuando haya terminado la configuración, retornará a la lista de integraciones, donde puede revisar el estado de la sincronización y editar sus ajustes.

Integration overview

¿Cómo detener la integración?

Para detener la sincronización de una lista específica:
1 . Vaya a Menú >> Integraciones.
2 . Pase el mouse sobre Salesforce Sync y haga clic en** Detalles**.
3 . Pase el mouse sobre el menú Acciones para la lista sincronizada y haga clic en Cancelar sincronización.

Canceling sync

Para desconectar la integración por completo, vaya a Menú >> Integraciones y haga clic en Desconectar de Salesforce, y confírmelo.

Disconnecting the integration

Para usar esta integración, necesitará una de las siguientes ediciones de Salesforce:

  • Edición de Empresa
  • Edición ilimitada
  • Edición para desarrolladores
  • Edición de rendimiento